Administração do condominio edilicio

A administração do condomínio é legalmente exercida pelo síndico, no cumprimento dos poderes de representação e das funções administrativas, cumprindo e fazendo cumprir a Convenção, definidas no art. 1.341 do Código Civil.

Ora, seja em condomínio de edifício complexo, com multiplicidade de pavimentos e cada qual com grande número de unidades autônomas, seja em uma edificação elitizada contendo menor numero de grandes unidades, a administração se apresenta como uma tarefa não-fácil, que tem, no entanto, a possibilidade de ser grandemente facilitada pela capacidade de dialogo, pelo exercício de uma gestão transparente do síndico, sem omissão ou desvio de conduta que, aliás, o isenta de eventual responsabilidade civil por danos.

Um síndico que descreve, por exigência legal, item por item das verbas orçamentárias estabelecidas nas previsões e assim as submete a discussão e aprovação pela assembléia geral, e que igualmente nos lançamentos da receita e das despesas apresentada mensalmente, em anexo ao boleto de pagamento, registra cada receita ou despesa no seu item ou verba própria, terá, em princípio, uma gestão louvada pelos condôminos e só terá inadimplências, na eventual incapacidade de pagamento e unicamente.

No entanto, se ao contrario, se, por exemplo, o lançamento de um “custeio de obra” for lançado sob a rubrica de “Despesas Ordinárias”, ou vice-versa, um condômino ao qual não lhe resta tempo e/ou conhecimento para analise aprofundada, vai encontrar disparidade entre as verbas aprovadas e a efetivação das despesas ou gastos, de onde pode classificar de “desmandos administrativos”.

  Demais disso, como o síndico de condomínio edilício, em raras exceções, não exerce a tarefa profissionalmente, mas o faz por dedicação aos interesses da sua coletividade condominial, não sem usurpar, obviamente, tempo precioso de sua atividade ordinária ou ao seu merecido descanso, mediante remuneração ou por notável prestação relevante pelo executante da função, disciplina o § 2^º o referido art. 1.348 do CCB, (reconhecendo, por vezes, necessidade, carências), que “o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.”

No entanto, é pertinente notar, que para que a transferência de poderes ou funções administrativas do síndico atinja o patamar exitório, sem danos para o condomínio, é indispensável que a escolha da administradora recaia sobre pessoa física ou jurídica, que reconhecida pela assembléia geral, como idônea, detentora de inquestionável capacidade técnica, conhecimento a que se chega, obviamente, mediante pesquisas junto ao rol de clientes daquela, sem prejuízo do exame da estrutura da empresa de administração proposta, procurando saber da sua inscrição no Conselho Regional de Administração ou se possui nos seus quadros administrador responsável, como contador habilitado.

Cuidados como esses são necessários a impedir que eventuais pseudo-administradores, sem qualificação ou fantasmas venham assumir seu condomínio,com os danos que conhecemos.

Ora, enquanto um síndico pode ser eventualmente leigo em administração, a administradora de condomínio, a quem pode transferir seus poderes ou funções não pode dispensar-se de sua ampla capacitação.

Ora, entre as funções do terceiro que assume funções do síndico, subsiste uma maior preocupação, pois, se na verdade, na empresa produtora de bens, a função do administrador é otimizar a produtividade e o nível dos lucros, na administração de condomínio a demanda imperiosa é da otimização da receita e a racionalização das despesas.

A indagação imediata do observador é: como se pode otimizar a receita condominial, enquanto se quer racionalizar custos?

Sabe-se, de um lado, que a queda da arrecadação de condomínio pela inadimplência, ocorre mais da insatisfação do condômino com o que considera “desmandos administrativos” do que da sua eventual incapacidade de adimplir e isto pode comprovar-se, pois, uma vez afastado o síndico por irregularidades e assumida a função por outro, a inadimplência é logo abolida, como dita a experiência.

No tocante às despesas e custos do condomínio, o bom senso de não realização de projetos, sem prévio estudo da sua viabilidade econômica, bem como da prudência de adiar projetos que não sejam prioritários, como, ainda, a instituição de reservas para emergências, é de grande importância para uma administração alicerçada nos princípios de racionalização.

Inquestionavelmente uma assessoria de administração escolhida pela sua capacitação pode otimizar a receita do condomínio, tal como prevista, pela orientação idônea junto ao síndico e demais membros do “Conselho de Administração, levando-os a imprimir ações e unicamente amparadas pela convenção e pelo disciplinamento legal, mediante decisão por quorum competente que capaz de engajar todos na luta pelo alcançamento do objetivo proposto e que impeça qualquer condômino de se omitir na sua contribuição

Também, não é demais lembrar o brocardo “quem paga mal, paga duas vezes”. Nossa observação pessoal em auditorias fiscais anteriormente feitas indica a necessidade de exigir-se certidões negativas periódicas, pois, determinados agentes terceirizados fazem requisição de verbas para pagamento, por exemplo, de INSS, FGTS, IR, etc., que o cliente arquiva como comprovante, esquecendo-se de reclamar pelo competente recibo de recolhimento da contribuição ou tributo, não sem o risco de ter-se que refazer o pagamento reclamado então pelo Fisco.

Outra observação feita por todos os especialistas é que a auto-gestão, por vezes escolhida para minimizar custos, não obstante se prestar para tal, pode implicar na concentração de poder do síndico que, por vezes, faz acumular a sua função com a de administrador e que, em casos de realização de obras, por exemplo, ascende à condição de coordenador das mesmas, ademais remunerado em relação a cada qual etc. que possibilita irregularidades administrativas, decisões nitidamente ditatoriais, com a conseqüente queda da arrecadação pela falta de estimulo a demais condôminos.

Assim um síndico com perfil adequado, assessorado por uma administração competente ou por um contador habilitado, pode trazer engajamento de todos os condôminos, otimização da receita, racionalização das despesas e, em fim, paz no condomínio!