Possibilidade de o sócio examinar, a qualquer tempo, livros e documentos contábeis da empresa

A possibilidade dos sócios examinarem a qualquer tempo os documentos e livros contábeis da empresa sempre foi fonte de discussões e polêmicas. Consideremos que certo sócio, sem qualquer aviso prévio, dirigiu-se à sede da administração e requereu, ao administrador, o acesso a todas as informações sobre o caixa da empresa.

Poderíamos achar que tal solicitação, nestas condições, não poderia ser permitida. Mas, ao contrário do que muitos pensam, o sócio pode sim, a qualquer tempo, examinar livros e documentos contábeis, em face do disposto no artigo 1.021 do Código Civil, que assim dispõe:

Art. 1.021. Salvo estipulação que determine época própria, o sócio pode, a qualquer tempo, examinar os livros e documentos, e o estado da caixa e da carteira da sociedade. 

Como verificamos na redação do referido artigo, o poder de exame dos sócios é muito amplo, pois abrange os livros, os documentos, o estado da caixa e a carteira da sociedade limitada.

O legislador atribuiu aos sócios a competência para decidirem sobre a possibilidade de exame a qualquer hora. Se desejarem impor alguma limitação, esta deverá vir expressa no contrato social ou em ata de assembleia. Mas, se não houver qualquer estipulação, os sócios possuem liberdade para procederem, a qualquer tempo, a ampla fiscalização dos livros, documentos, estado do caixa e carteira da empresa.   

Há a possibilidade de serem impostas limitações, mas estas não poderão, direta ou indiretamente, retirar o poder de fiscalização dos sócios. Não é possível, por exemplo, que haja cláusula contratual proibindo os sócios de examinarem documentos contábeis.

No entanto, é possível termos cláusulas que limitam o exame a determinado período do ano. Por exemplo, pode ser fixado que o exame ocorrerá nos três meses que antecedem a assembleia de tomada de contas do administrador.