A Escrituração contábil obrigatória da Empresa

Todo empresário ou sociedade empresária estão obrigados a possuírem determinados livros e certos registros contábeis, que deverão ser escriturados segundo as regras de contabilidade vigentes. Há várias finalidades para serem registradas toda a vida financeira da empresa. A primeira, reside na submissão à fiscalização tributária. Se, por exemplo, uma empresa promoveu hoje a venda de 50 peças de seu estoque, haverá necessariamente a obrigação de serem recolhidos os tributos e, em consequência, todos os negócios devem estar registrados para que o fisco verifique o devido recolhimento do devido.    

A segunda reside no fato de que a escrituração servirá como prova judicial e extrajudicial a favor ou contra, em especial, nas acusações ou nos litígios com credores. Imaginemos, por exemplo, que determinada empresa recebeu R$ 100.000.000,00 (cem milhões) oriundos de um banco público de desenvolvimento. Os registros evidenciarão aonde cada centavo foi aplicado e se o valor da aquisição é realista e compatível com o mercado. Se determinado registro aponta que R$ 5.000.000,00 (cinco milhões) foram gastos na aquisição de dez carros populares, evidenciaremos que há fraudes, pois o valor informado não corresponde à realidade do mercado.  

Terceiro, para permitir a distribuição dos resultados financeiros entre os sócios. Destacamos que a distribuição de dividendos aos acionistas somente é possível se, de fato, houver lucro, o que será evidenciado na escrituração. Se, por exemplo, numa empresa de revenda de peças de carros, está registrado, no ano, um total de aquisições no valor de R$ 2.000.000,00 e um total de vendas no valor de R$ 1.500.000,00, resta evidenciado que o apurado pela empresa sequer poderá conseguirá pagar as dívidas junto aos fornecedores. O pagamento de lucros aos sócios seria fictício e fraudulento.

Por isto, toda empresa é obrigada a apurar o seu resultado do exercício. Da mesma forma, também há a obrigação de levantamento do seu balanço patrimonial, para que a empresa esteja ciente e acompanhe a evolução de seus ativos e passivos. Estas regras encontram-se insertas no artigo 1.179 do Código Civil:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

            A única exceção reside no caso do pequeno empresário, como fixado no § 2º do referido artigo 1.179:

                                               Art. 1.179.

§ 2^o É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

O referido artigo 970 traz a seguinte regra:

Art. 970. A lei assegurará tratamento favorecido, diferenciado e simplificado ao empresário rural e ao pequeno empresário, quanto à inscrição e aos efeitos dai decorrentes.  

            Existem normas legais que fixam a obrigatoriedade da empresa possuir determinados livros, como os fixados pela Lei 6.404/76 para as sociedades anônimas. O Código Civil fixa, como regra geral, que as empresas deverão adotar o livro diário, que, como o nome indica, registra as operações que são realizadas diariamente. No entanto, a empresa também pode, a seu critério, adotar outros, de acordo com os seus interesses e necessidades. Esta regra encontra-se inserta no § 1º do artigo 1.179 e 1.180:  

Art. 1.179.

§ 1^o Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

O livro Diário pode, portanto, ser substituído por fichas. Neste caso, serão lançadas todas operações a crédito e a débito que a empresa realizar, da mesma forma que era feito no livro diário. Trata-se, portanto, apenas de mudança no meio registral, sem qualquer perda do teor da informação.

A adoção de fichas também não dispensa a devida apuração e lançamento do resultado do exercício e do balanço patrimonial, como fixado no parágrafo único do artigo 1.180:

Art. 1.180.  

Parágrafo único. A adoção de fichas não dispensa o uso de livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico.

  Os livros obrigatórios deverão ser autenticados nas Juntas Comerciais, como fixado no artigo 1.181 do Código Civil:

Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis.

            Evidentemente que o empresário ou sociedade empresária deve estar em situação regular, ou seja, devidamente registrado na Junta Comercial. Não pode, por exemplo, uma sociedade limitada que não inscreveu seu ato constitutivo tentar registrar o seu livro diário.

            Outra questão reside na possibilidade de registro de livros não obrigatórios. Consideremos que uma sociedade limitada criou um livro para registro de bens vendidos com desconto, cuja existência não exigido pela regulamentação contábil. No entanto, a lei permite que este livro também seja autenticado pela Junta Comercial. Esta regra encontra-se inserta no parágrafo único, artigo 1.181, Código Civil:         

Art. 1.181.

Parágrafo único. A autenticação não se fará sem que esteja inscrito o empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar livros não obrigatórios.

            O diário, como livro obrigatório de uma empresa, deve conter todas as operações realizadas nas atividades do dia a dia. Se, por exemplo, uma empresa varejista vendeu, hoje, 175 peças, todas as operações serão lançadas neste dia. Amanhã serão lançadas novamente todas as operações de crédito e débito da empresa. Esta regra encontra-se inserta no artigo 1.184 do Código Civil:  

Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

§ 1^o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

Como já destacamos, ao invés de registro no livro Diário, a lei faculta ao empresário a escrituração no sistema de fichas, e, neste caso, haverá a substituição do livro diário pelo livro balancetes diários e balanços, devendo serem observadas as mesmas formalidades extrínsecas para o seu preenchimento, como fixado no artigo 1.185 do Código Civil:

Art. 1.185. O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

            A escrituração do livro de balancetes diários e balanços deverá registrar a posição diária de cada uma das contas, assim como do balanço patrimonial e do resultado econômico, ao final de cada exercício. Esta regra encontra-se inserta no artigo 1.186 do Código Civil:

Art. 1.186. O livro Balancetes Diários e Balanços será escriturado de modo que registre:

I - a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários;

II - o balanço patrimonial e o de resultado econômico, no encerramento do exercício.