Controladoria: uma ferramenta jurídica gerencial

Carmélia Augusta da Silva Alves

Em apertada síntese, controlar pode ser definido como: i) fazer o controle de; submeter ao controle; examinar; ii) fiscalizar; inspecionar conferir; verificar; iv) ter sob controle; dominar; conter (reações, movimentos) v) ter sob seu poder; ter debaixo do seu domínio; dominar, vi) superintender em, vii) orientar e viii) conduzir; guiar.

Assim, diante da demanda de serviços, complexidade e diversidade de feitos, transformação dos processos e procedimentos em eletrônicos, ausência de uniformização de sistemas pelos Tribunais Pátrios e outras tantas exigências, imprescindível que os advogados e suas sociedades tenham preocupação com a coordenação, organização, a prestação de um serviço de excelência, com agilidade e segurança que o cliente espera e necessita.

Para tanto, cada vez mais os escritórios têm criado departamento especializado na otimização, controle e organização da estrutura jurídica.

Trata-se, assim, de importante suporte que é capaz de gerenciar procedimentos, processos e resultados, permitindo aos advogados a concentração de seus esforços no trabalho jurídico, notadamente na produção de peças, pareceres jurídicos e dedicação às audiências e reuniões com clientes e demais membros de sua equipe.

 A Controladoria deve atuar independentemente do setor técnico, mas em conjunto com administrativo e o financeiro, pelos fundamentos que serão posteriormente elucidados.

O controle importa em receber e tratar as publicações dos Diários, obtenção de cópias de petições e documentos, organização de documentos processuais e outros de interesse do cliente, lançamento e conferência de prazos processuais e administrativos bem como o seu cumprimento, exame das questões financeiras do escritório e do cliente, monitoramento de decisões judiciais, organização do arquivo digital e físico e até mesmo a contratação de apoio externo para diligências distantes da sua sede e tanta outras que serão abordadas no presente.

Ademais, a centralização da agenda de atos processuais, através de um software de gestão, especializados no cadastramento de dados, informações e documentos diversos (como contratos, por exemplo) torna-se mecanismo eficaz para gerenciamento de informações para que os sócios tomem ações estratégicas acerca de redução de custos, contratações, política de honorários, salários e gratificações por produtividade, entre outras.

Importa, assim, em vantagem competitiva para o escritório, aumentando a segurança, a eficiência, a qualidade e a agilidade na prestação.

Diante da necessidade do escritório, as atividades podem ser delegadas a uma única pessoa a tarefa que coordenará este setor interno, sendo que caberá a esta a distribuição de funções visando a melhora dos procedimentos internos, em busca de melhores resultados, exercer a função de líder da equipe, orientando, acompanhando, fiscalizando, implementando melhorias nos procedimentos produtivos, medindo os resultados compelindo dados para apresentação aos sócios para que tomem decisões embasadas em dados concretos e considerações/impressões da coordenação.

Acerca das funções da Controladoria, a Dra. Samanta Albini[1], pioneira no tema, ensina: A Controladoria Jurídica possui diversas funções, todas ligadas à gestão jurídica do escritório ou departamento jurídico. Em resumo, pode-se dizer que a Controladoria Jurídica realiza todo o trabalho de suporte à área técnica jurídica e de análise de resultados da produção jurídica.

As atividades atribuídas ao advogado, como por exemplo: recebimento e trato de publicações, cadastro em planilhas/sistema, lançamento de prazos, protocolo e arquivamento das petições, etc, acabam por retirar tempo importante que seria empenhado tão somente na parte técnica.

O foco, destarte, é desafogar o núcleo jurídico dos afazeres que não são técnicos e que não exigem conhecimento específico do profissional do direito, bem como a análise de resultados da produção jurídica, inclusive financeiros, funcionando também como Setor de Controle de Qualidade da empresa.

O implemento da controladoria importa em benefícios incalculáveis, senão vejamos.

Importará no aumento da produtividade dos advogados, pois exercerão tão somente atividades técnicas, tendo em vista que as atividades administrativas serão exercidas pela Controladoria. Ocasiona, então, a otimização do tempo dos técnicos.

Além do mais, a otimização do tempo permite aos advogados dar tratamento diferenciado aos processos, seja por requerem maior atenção técnica ou por, diante da urgência de medida requerida ou falta efetividade da Vara em que tramita, necessitarem de impulso do advogado.

A organização dos documentos, dentre eles os processuais e administrativos, através de sistema (software), permitem o acesso rápido dos referidos em qualquer hora e local por advogados e clientes, se for, é claro, do interesse do escritório este compartilhamento. Evita-se, ainda, o risco de extravio destes. Importante destacar a necessidade de “backup” do sistema.

A controladoria torna-se responsável pelo controle e agendamento dos prazos processuais e demais compromissos, permitindo novamente a otimização do tempo do advogado. Assim, tem-se, ainda, maior segurança no lançamento e cumprimento dos prazos, trazendo ao cliente a segurança que se espera na prestação do serviço, posto que o setor é responsável pelo procedimento até a conclusão de todas as tarefas pendentes.

A Controladoria exerce, ainda, a importante função de compilação, tratamento, análise e apresentação dos resultados do escritório, permitindo aos sócios a adoção de medidas, metas e estratégias pontuais e eficazes para aumento da produtividade, otimização dos procedimentos, redução de custos, da segurança e, consequentemente, do resultado, inclusive, financeiro. Diante disso, é possível a formalização, pelos sócios, de um planejamento estratégico.

E mais, permite aos sócios a apresentação ao cliente dos resultados do trabalho desenvolvido, tendo em vista o fácil acesso a dados de procedimentos devidamente atualizados, valorizando, ainda, a prestação realizada.

É possível a criação, por exemplo, de programa/plataforma para informação, por e-mail/mensagem SMS, para envio de informações relevantes, notadamente de grande interesse do cliente, tais como decisões proferidas, informações sobre audiências agendadas e tantas outras.

Insta salientar que a implementação da Controladoria é mecanismo de extremo auxílio ao advogado, devendo o mesmo abraçar o projeto como melhoria de suas condições de trabalho e não como mero controle do serviço que vem realizando.

Conclusão

A criação da Controladoria é ferramenta fundamental para a organização dos procedimentos e controles internos, contribuindo para otimização do tempo para os advogados, mas é imprescindível estrategicamente.

Isto, pois, propicia a compilação de informações e dados para tomada de medidas essenciais à melhoria dos resultados do escritório, através de planejamento específico, tendo em vista que atua em simbiose com o financeiro e administrativo da empresa.

Permite ainda a valorização do serviço com o cliente, tornando-se uma ferramenta até mesmo de divulgação.