O homem contemporâneo experimenta os maiores avanços tecnológicos. Atualmente, a comunicação é instantânea, graças principalmente aos serviços de telefonia móvel e de internet. No entanto, apesar de tamanha facilidade, o homem nunca se disse tão sem tempo e tão estressado, em virtude do ritmo que se imprimiu no seu dia-a-dia, onde tarefas e compromissos acabam por se acumular. Mas, a discussão a respeito do tempo não é tão atual. Na Idade Média, Santo Agostinho já dizia que discutir o tempo é uma tarefa muito complicada, pois basta tentar teoriza-lo, para que o tema aparentemente simples, se transforme em uma discussão complexa.
Parece óbvio, mas, o tempo não é um recurso renovável e perecível, isto é, quando ele acaba, acaba mesmo. Assim, o tempo não utilizado não pode ser estocado para o futuro, ao contrário das economias e da riqueza, de modo que quem não administra seu tempo, desperdiça algo que jamais poderá ser recuperado. O amanhã, o próximo minuto será sempre novo, não cabendo lugar para o que ficou pra traz, por melhor que tenha sido a experiência vivida ou por pior que tenha acontecido.
Interessante, porém, é notar que embora não renovável e não perecível, o tempo é um recurso democraticamente distribuído. Capacidades, habilidades, inteligência, aptidões e atributos físicos são traços que não são democraticamente distribuídos dentre os seres humanos, em toda a extensão do planeta.
Já o tempo, este sim, seria um recurso democraticamente distribuído, pois o dia tem vinte e quatro horas, tanto para o mais abastardo quanto para o mais miserável. Além disso, é um recurso que não pode ser apropriado por outra pessoa. O tempo pertence a cada indivíduo, mas cabe a esta pessoa saber utiliza-lo da melhor forma que lhe convier.
Entende-se por administração do tempo a forma correta de utilizar o tempo, para que seja possível a realização de todas coisas consideradas importantes e prioritárias, sejam elas de cunho pessoal ou profissional. Deste modo, quem consegue administrar o tempo, organiza sua vida, de modo que obtenha tempo para realizar tudo o que gostaria. Mas, quem age de forma inversa, isto é, quem não consegue administrar seu tempo, se diz tão ocupado com as tarefas urgentes e de rotina que, na maioria das vezes, nem se dá conta de que muitas dessas tarefas e rotinas não são tão urgentes e prioritárias, consumindo um tempo desnecessário para sua realização.
Existem mitos que envolvem a administração do tempo. O primeiro dele é talvez o mais popular e se materializa através do bordão: quem administra o tempo, torna-se escravo do relógio. E não seria exatamente o contrário, já que quem administra o tempo coloca-o sob seu controle e torna-se senhor dele? Na verdade, quem não administra seu tempo acaba dominado por ele, pois tende a executar tarefas de maneira desordenada, não-planejada, sob pressão, não obedecendo a ordem que gostaria de concretizar tais tarefas. Esse mito se dá principalmente ao fato de que a maioria das pessoas que começam a tentar administrar seu tempo, acreditam ser perfeitamente possível programá-lo por completo. No entanto, administrar o tempo, não é sinônimo de programar a vida em detalhes mínimos. Administrar o tempo é adquirir controle.
Portanto, torna-se óbvio que é importante um planejamento, mas, o mesmo deve ser flexível, como ocorre por exemplo, quando uma pessoa está desenvolvendo determinado trabalho, como realizar um estudo acerca de um tema específico. Ela programa que destinará duas horas para faze-lo. Ocorre que essas duas horas já expiraram e a pessoa está produzindo bem. Então, não há razão para interromper o trabalho, pelo motivo de que o horário a ele destinado já acabou, a não ser que a tarefa que seria realizada ao final desse período não possa ser remanejada. Enfim, em absoluto, organizar o tempo não é tornar-se escravo dele.
O segundo mito se relaciona com a cultura do brasileiro, o qual costuma deixar suas tarefas e afazeres para a última hora, alegando que sua produtividade é melhor sob pressão. Na verdade, esse mito foi criado para justificar a preguiça, a procrastinação e, mais uma vez, há controvérsias sobre o mito, tornando-se muito fácil comprovar a sua impropriedade. Quem estuda ao longo do ano, via de regra, tem seu desempenho muito melhor do que quem deixa para estudar na véspera da prova. Enquanto o primeiro estuda com calma e sem pressão, o segundo acaba por perder noites de sono, na tentativa de aprender toda a matéria, que a essas alturas já está acumulada. O resultado é fácil de se prever: muita matéria e pouco tempo para preparação, gerando notas baixas, recuperações e reprovações.
Outro mito é que administrar o tempo se aplica somente à área profissional. Há muitas outras coisas na vida que também requerem a administração do tempo. Na vida pessoal e familiar, a falta de tempo é a responsável pela não realização de várias coisas, como “hobbies”, ginástica e práticas esportivas ou até mesmo um simples telefonema para algum amigo.
O quarto mito diz que ter tempo é questão de querer ter tempo. Normalmente essa afirmação não é de todo falsa ou equivocada, pois sempre ajeita-se o tempo para fazer aquilo que é imprescindível. Não é preciso somente querer ter tempo para tê-lo. É necessário, primeiramente, se organizar, se administrar, para efetivamente ter tempo.
Administrar o tempo implica em ganhar vida, no sentido de obter maior qualidade de vida, ainda que o indivíduo viva por pouco tempo.
Outro ponto muito importante a ser abordado é que tempo é dinheiro, de modo que quem sabe administrar bem seu tempo, ganha além da qualidade de vida, dinheiro. Saber usar o tempo gera economia, como por exemplo, quando a pessoa planeja seu final de semana incluindo pequenas tarefas, como lavar o carro, cortar a grama, torna-se desnecessária a contratação de um profissional para executar aquela tarefa.
Então, o que não se pode perder de vista é que o tempo adquire valor monetário para quem tem objetivos, sendo que a decisão de emprega-lo ou não, deve levar em conta esse valor.
Quem administra o tempo, também aumenta sua eficiência e produtividade. Ser produtivo, neste caso, não é se transformar em uma pessoa extremamente ocupada, já que o indivíduo pode ser extremamente ocupado e não ser produtivo, justamente por não priorizar o que é mais importante e conveniente para o momento, devido a feitura de tarefas adicionais não oportunas e apropriadas na ocasião.
O stress de um bom administrador do tempo também é reduzido consideravelmente. No entanto, para que se possa falar em stress e administração do tempo, há que se falar em objetivos a serem atingidos. Se os objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais, não foram devidamente traçados, não há como falar em administração do tempo. O tempo neste caso, flui naturalmente, evitando situações de stress.
Daí se concluir que o tempo só surti efeitos para as pessoas que tem objetivos. A boa ou má utilização deste depende do que se pretende alcançar.
A má utilização do tempo é a responsável pelo aparecimento do stress, justamente porque se passa a utilizá-lo para realizar tarefas que não são consideradas prioritárias ou importantes. Mau uso do tempo não indica ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, etc. se é isso que se julga importante e prioritário naquele momento em questão.
O mal uso do tempo também pode ocorrer em uma situação recreativa, que a princípio seria extremamente agradável. Se o indivíduo está realizando determinado trabalho, como um relatório, e tem que interromper sua confecção para, por exemplo, levar as crianças ao parque ou ao clube, e se sente tenso, aborrecido, fica indicado que aquela outra atividade que passou a ser desenvolvida não é, em absoluto, importante ou prioritária, naquele instante.
Na maioria das vezes, todas as pessoas conhecem bem suas dificuldades de administrar o tempo, porém, a grande dificuldade quase que geral é encontrar uma solução capaz de alterar o estilo de vida e resolver de vez por todas o problema. Uma alternativa é seguir o bom senso ou adotar verdadeiras estratégias como a Lista Mestra.
A Lista Mestra é uma lista que contempla todos os projetos a serem desenvolvidos a curto, médio e longo prazo. A lista deve conter as atividades profissionais a serem desenvolvidas, além do planejamento pessoal e familiar, como por exemplo, poupar dinheiro para fazer determinada viagem dentro de certo tempo, reformar a casa, trocar o carro, etc. Depois de elaborada e revista, a lista deve ser priorizada. A cada um dos projetos nela incluídos, deve se atribuir determinada prioridade, que vai refletir o grau de importância em relação aos demais projetos.
Outra fórmula é a lista de lembretes, na qual, serão incluídas todas as coisas a serem feitas diariamente. Uma boa dica é a utilização da agenda diária, incluindo todas as tarefas a serem feitas no dia, como pagamento de contas, visitas ao médico, realização de compras, leitura de determinado artigo, comparecimento à reuniões, levar o carro para a oficina, etc.
Mas, todo e qualquer planejamento deve partir do pressuposto da priorização, isto é, definir o que é realmente importante para ser feito.
Para se identificar o que é realmente importante, deve-se responder com clareza a seguinte pergunta: o que se quer realmente na vida? A partir da resposta, torna-se fácil saber quais as atividades que contribuirão para que os objetivos possam ser atingidos, lembrando que os objetivos urgentes são as coisas que precisam ser resolvidas, mesmo que estas não encaixem nos objetivos desejados para a melhoria da vida.
Contudo, podem ocorrer dúvidas ao determinar a importância de uma tarefa, dentro do planejamento diário. Podem existir quatro possibilidades em relação às coisas que o indivíduo pretende desempenhar, como, coisas importantes e urgentes; coisas importantes e não-urgentes, coisas não-importantes e urgentes; coisas não importantes e não-urgentes. Então, deve se proceder de modo a investigar o que de pior poderá acontecer, caso a uma ou outra tarefa em questão, não seja realizada.
Em suma, a administração do tempo requer do indivíduo organização para a consecução de objetivos, de forma que o mesmo viva de maneira plena, aproveitando cada segundo de sua vida, da melhor forma possível, sem se tornar escravo do relógio ou uma pessoa estressada susceptível às mais variadas doenças, que vão desde uma simples dor de cabeça, até mesmo a uma parada cardíaca. É se programar adequadamente e flexivelmente para desenvolver todas as suas atividades.
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