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CARTÓRIOS EXTRAJUDICIAIS


Autoria:

Marcelo Pastura


Bacharel em Administração de Empresas e Direito. Julgador Singular da Junta Comercial do Rio de Janeiro.

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Resumo:

Breve estudo sobre os tipos de cartórios extrajudiciais, a nomenclatura jurídica mais adequada e as atribuições legais dos serviços.

Texto enviado ao JurisWay em 21/08/2010.



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CARTÓRIOS EXTRAJUDICIAIS

Definição

A língua falada e escrita é um sistema de signos em lenta e contínua modificação. A linguagem jurídica, inserida nesse contexto, embora mais rigorosa do que a linguagem coloquial, não está imune às transformações históricas, políticas e sociais que ocorrem no ambiente. Os cartórios são um bom exemplo disso. Ao longo de muitos anos, eles sofreram alterações funcionais, organizacionais e de regramento que, por sua vez, afetaram o significado do vocábulo “cartório”.

Na definição do popularíssimo dicionário Aurélio, temos:

1. Lugar onde se registram e guardam cartas ou documentos importantes; arquivo.

2. Repartição onde funcionam os tabelionatos, os ofícios de notas, as escrivanias da justiça, os registros públicos, e se mantêm os respectivos arquivos.

(HOLANDA FERREIRA, Aurélio Buarque de. Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa. 2ª ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986, p. 361).

Define De Plácido e Silva, em seu respeitado dicionário jurídico:

"Cartório, na terminologia forense, tem significação de determinar, genericamente, toda espécie de ofício ou escrivania judicial, assim se compreendendo os tabelionatos, os registros e demais ofícios de serventia pública. É, pois, sentido que se vem generalizando, e toda repartição de escrivão judicial ou de notário público, se distingue, também, por esta designação, embora, tecnicamente, se costume dar a cada espécie a denominação que lhe é própria: escrivania para a repartição ou estabelecimento do escrivão, tabelionato, para o notário ou tabelião, reservando-se mais propriamente o cartório para os ofícios de registro público." (DE PLÁCIDO E SILVA, Oscar Joseph. Vocabulário Jurídico. 17ª ed. Rio de Janeiro: Forense, 2000, p. 155.)

Segundo a ensinança do emérito autor, teríamos o vocábulo como designativo genérico que englobaria as escrivanias (serventias judiciais onde atuam os escrivães), os tabelionatos (serventias extrajudiciais onde atuam os notários ou tabeliães) e os ofícios de registro público (também serventias extrajudiciais onde atuam os oficiais de registro). Estes ofícios sim, no entender do autor, mais adequados a denominação de cartório.

Na esteira desse conceito encontramos dispositivos como do Código de Defesa do Consumidor, referindo-se aos “ofícios de registro de títulos e documentos” como “cartório de títulos e documentos” (Lei nº 8.078/90, art. 107, § 1º). Igualmente, a Lei nº 8.245/91 (Lei do Inquilinato) fala em “cartório de imóveis” (art. 33) e “cartório de títulos e documentos” (art. 38, § 1º) para referir-se aos respectivos ofícios de registros públicos.

Contudo, esse entendimento está longe de ser uniforme no direito positivo pátrio. A Lei nº 8.666/93 (Lei de Licitações) emprega o termo em seu sentido mais amplo, ao referir-se, em seu art. 60, ao cartório de notas para designar tabelionato.

Embora saibamos que o legislador não está adstrito ao uso rigoroso dos vocábulos jurídicos, permitindo-se o emprego das palavras com seu significado menos técnico (mais comum e popular), não podemos desconsiderar o fato de que a Constituição Federal de 1988 reservou o termo “cartório” às escrivanias do Poder Judiciário, assim afirmando:

e) não será promovido o juiz que, injustificadamente, retiver autos em seu poder além do prazo legal, não podendo devolvê-los ao cartório sem o devido despacho ou decisão; (alínea “e” do art. 93, inciso II, incluída pela Emenda Constitucional nº 45, de 2004).

Nessa mesma acepção, a título de exemplo, temos os arts. 28; 40; 141; 143; 159, § 2º, todos do CPC; os arts. 716; 717; 778; 779; 786, parágrafo único; 837 e 901 da CLT; o art. 94 da Lei dos Juizados Especiais (Lei nº 9.099/95).

Já no que se refere às serventias extrajudiciais, o constituinte cuidou de chamá-las de “serviços notariais e de registro”, senão vejamos:

Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.

A Lei nº 8.935 de 1994, conhecida como Lei dos Cartórios, em momento algum emprega a palavra “cartório” em seus dispositivos, mantendo-se fiel ao vocabulário constitucional, nos seguintes termos:

Art.1º. Serviços notariais e de registro são os de organização técnica, e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.

(...)

Art. 3º. Notário, ou tabelião, e oficial de registro ou registrador, são profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro.

Em consonância com a Constituição Federal e a legislação específica (Lei nº 8.935/94), preferimos definir o vocábulo “cartório” como um termo genérico para designar serventias judiciais e extrajudiciais. Nesse contexto, as serventias judiciais são as escrivanias, ou seja, os cartórios dos juízos e as secretarias dos tribunais, onde funcionam os escrivães do Poder Judiciário. São serventias extrajudiciais os locais onde funcionam os serviços notariais (tabelionatos) e de registro (ofícios de registro), cujos titulares estão assim classificados: (Lei nº 8.935/94)

Art. 5º Os titulares de serviços notariais e de registro são os:

I - tabeliães de notas;

II - tabeliães e oficiais de registro de contratos marítimos;

III - tabeliães de protesto de títulos;

IV - oficiais de registro de imóveis;

V - oficiais de registro de títulos e documentos e civis das pessoas jurídicas;

VI - oficiais de registro civis das pessoas naturais e de interdições e tutelas;

VII - oficiais de registro de distribuição.

Via de regra, os serviços acima numerados não são acumuláveis, salvo nos Municípios que não comportarem, em razão do volume dos serviços ou da receita, a instalação de mais de um dos serviços (Lei nº 8.935/94, art. 26).

Cumpre ainda ressaltar que os cartórios (serventias, tanto judiciais, quanto extrajudiciais) são meros locais onde são realizados os serviços, não possuindo personalidade jurídica. Os tabeliães e oficiais de registro respondem diretamente pelos estabelecimentos de que são titulares.

Tabelionato de Notas

Aos notários compete: (I) formalizar juridicamente a vontade das partes; (II) intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; (III) autenticar fatos (Lei nº 8.935/94, art. 6º).

Além disso, compete com exclusividade aos tabeliães de notas: (I) lavrar escrituras e procurações, públicas; (II) lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados; (III) lavrar atas notariais; (IV) reconhecer firmas; (V) autenticar cópias (Lei nº 8.935/94, art. 7º).

As pessoas recorrem aos tabelionatos de notas para a lavra de instrumentos públicos que garantam publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos seus atos ou negócios jurídicos; seja porque assim desejaram os envolvidos, seja porque a lei impôs a forma pública para esses instrumentos, dentre os quais se podem citar: escritura de partilha amigável (art. 982 do CPC); separação e divórcio extrajudicial (art. 1.124-A do CPC); pacto antenupcial (art. 1653 do CC); instrumento de mandato para celebrar-se casamento por procuração (art. 1.542 do CC); etc.

É importante ressaltar que a escritura lavrada no cartório de notas não dispensa o registro no cartório competente, quando a lei assim impõe. Dessa forma, a escritura de compra e venda de imóvel pode ser realizada em qualquer tabelionato de notas, pois “é livre a escolha do tabelião de notas, qualquer que seja o domicílio das partes ou o lugar de situação dos bens objeto do ato ou negócio” (Lei nº 8.935/94, art. 8º); contudo, essa mesma escritura deve ser levada a registro no ofício de registro de imóveis da circunscrição onde o bem se localiza. Do mesmo modo, a escritura de divórcio extrajudicial lavrada em tabelionato de notas não prescinde da respectiva averbação no ofício de registro de pessoas naturais.

Tabelionatos e Ofícios de Registro de Contratos Marítimos

Aos tabeliães e oficiais de registro de contratos marítimos compete: (I) lavrar os atos, contratos e instrumentos relativos a transações de embarcações a que as partes devam ou queiram dar forma legal de escritura pública; (II) registrar os documentos da mesma natureza; (III) reconhecer firmas em documentos destinados a fins de direito marítimo; (IV) expedir traslados e certidões (Lei nº 8.935/94, art. 10).

Enquanto tabelionatos, exercem atividades características dos notários, quais sejam: (I) formalizar juridicamente a vontade das partes; (II) intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; (III) autenticar fatos (Lei nº 8.935/94, art. 6º). Fala-se aqui, conjuntamente, em tabelionato e ofício de registro porque a lavra daqueles contratos marítimos (atos, etc.) é atividade característica de tabelionato, enquanto que o seu posterior registro remete à atividade típica dos oficiais de registro, ambas as atividades atribuídas ao mesmo cartório.

Essas atividades não se confundem com a competência atribuída ao Tribunal Marítimo para “manter o registro geral da propriedade naval” (Lei nº 2.180/54, art. 13, II, “a”). Tampouco conflita com o que determina a Lei nº 7.652/88, ao estabelecer que “será obrigatório o registro da propriedade no Tribunal Marítimo, se a embarcação possuir arqueação bruta superior a cem toneladas, para qualquer modalidade de navegação” (art.3º, parágrafo único); nem mesmo quando essa lei estabelece que “a transmissão de sua propriedade só se consolida pelo registro no Tribunal Marítimo” (art. 4º).

A 4ª Turma do Superior Tribunal de Justiça já se manifestou no sentido de declarar que a atividade de lavrar instrumentos de efetivação de negócios jurídicos de embarcações, na forma de escrituras públicas, e registrar tais atos em anotações de sua própria serventia é atribuição privativa dos tabeliães e oficiais de Registros de Contratos Marítimos nos termos da Lei n. 8.935/94, o que não se confunde com a competência do Tribunal Marítimo para o registro de propriedade marítima previsto nas Leis acima mencionadas.

Tabelionato de Protesto de Títulos

Aos tabeliães compete: (I) formalizar juridicamente a vontade das partes; (II) intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; (III) autenticar fatos (Lei nº 8.935/94, art. 6º). Em se tratando de tabeliães de protesto de título, compete privativamente: (I) protocolar de imediato os documentos de dívida, para prova do descumprimento da obrigação; (II) intimar os devedores dos títulos para aceitá-los, devolvê-los ou pagá-los, sob pena de protesto; (III) receber o pagamento dos títulos protocolizados, dando quitação; (IV) lavrar o protesto, registrando o ato em livro próprio, em microfilme ou sob outra forma de documentação; (V) acatar o pedido de desistência do protesto formulado pelo apresentante; (VI) averbar: (a) o cancelamento do protesto; (b) as alterações necessárias para atualização dos registros efetuados; (VII) expedir certidões de atos e documentos que constem de seus registros e papéis (Lei nº 8.935/94, art. 11).

Dentre os documentos de dívidas protestáveis podemos citar: contrato de aluguel; contrato de alienação fiduciária; contrato de câmbio; contrato de crédito; cédula de crédito bancário; cédula de crédito comercial; cédula de crédito à exportação; cédula de crédito industrial; cédula de crédito rural; confissão de dívida; certidão da dívida ativa; cheque; cédula hipotecária; conta judicialmente verificada; contrato de locação; contrato de mútuo; cédula rural pignoratícia hipotecária; cédula de produtor rural; conta de prestação da serviços; cédula rural hipotecária; cédula rural pignoratícia; documento de dívida; duplicata de venda mercantil; duplicata de venda mercantil por indicação; duplicata rural; duplicata rural por indicação; duplicata de prestação de serviços; duplicata de prestação de serviços por indicação; despesas de condomínio; honorários advocatícios; letra de câmbio; nota de crédito comercial; nota de crédito à exportação; nota de crédito industrial; nota de crédito rural; nota promissória; nota promissória rural; nota de crédito rural; sentença judicial; termo de acordo; termo de acordo; triplicata de venda mercantil; triplicata de prestação de serviços; warrant.

Ofício de Registro de Imóveis

O Ofício de Registro de Imóveis registra e averba os mais diversos atos a cerca dos bens imóveis, com seu histórico e condições especiais (parcelamento do solo, compra e venda, permuta, doação, usucapião, etc.).

O art. 167 da Lei nº 6.015/73 enumera um extenso rol de atos obrigatoriamente registráveis, no qual define que, além da matrícula do bem, serão feitos no Ofício de Registro de Imóveis o registro: (1) da instituição de bem de família; (2) das hipotecas legais, judiciais e convencionais; (3) dos contratos de locação de prédios, nos quais tenha sido consignada cláusula de vigência no caso de alienação da coisa locada; (4) do penhor de máquinas e de aparelhos utilizados na indústria, instalados e em funcionamento, com os respectivos pertences ou sem eles; (5) das penhoras, arrestos e seqüestros de imóveis; (6) das servidões em geral; (7) do usufruto e do uso sobre imóveis e da habitação, quando não resultarem do direito de família; (8) das rendas constituídas sobre imóveis ou a eles vinculadas por disposição de última vontade; (9) dos contratos de compromisso de compra e venda de cessão deste e de promessa de cessão, com ou sem cláusula de arrependimento, que tenham por objeto imóveis não loteados e cujo preço tenha sido pago no ato de sua celebração, ou deva sê-lo a prazo, de uma só vez ou em prestações; (10) da enfiteuse; (11) da anticrese; (12) das convenções antenupciais; (13) das cédulas de crédito rural; (14) das cédulas de crédito, industrial; (15) dos contratos de penhor rural; (16) dos empréstimos por obrigações ao portador ou debêntures, inclusive as conversíveis em ações; (17) das incorporações, instituições e convenções de condomínio; (18) dos contratos de promessa de venda, cessão ou promessa de cessão de unidades autônomas condominiais a que alude a Lei nº 4.591/64, quando a incorporação ou a instituição de condomínio se formalizar na vigência desta Lei; (19) dos loteamentos urbanos e rurais; (20) dos contratos de promessa de compra e venda de terrenos loteados em conformidade com o Decreto-lei nº 58/37, e respectiva cessão e promessa de cessão, quando o loteamento se formalizar na vigência desta Lei; (21) das citações de ações reais ou pessoais reipersecutórias, relativas a imóveis; (23) dos julgados e atos jurídicos entre vivos que dividirem imóveis ou os demarcarem inclusive nos casos de incorporação que resultarem em constituição de condomínio e atribuírem uma ou mais unidades aos incorporadores; (24) das sentenças que nos inventários, arrolamentos e partilhas, adjudicarem bens de raiz em pagamento das dívidas da herança; (25) dos atos de entrega de legados de imóveis, dos formais de partilha e das sentenças de adjudicação em inventário ou arrolamento quando não houver partilha; (26) da arrematação e da adjudicação em hasta pública; (27) do dote; (28) das sentenças declaratórias de usucapião; (29) da compra e venda pura e da condicional; (30) da permuta; (31) da dação em pagamento; (32) da transferência, de imóvel a sociedade, quando integrar quota social; (33) da doação entre vivos; (34) da desapropriação amigável e das sentenças que, em processo de desapropriação, fixarem o valor da indenização; (35) da alienação fiduciária em garantia de coisa imóvel; (36) da imissão provisória na posse, e respectiva cessão e promessa de cessão, quando concedido à União, Estados, Distrito Federal, Municípios ou suas entidades delegadas, para a execução de parcelamento popular, com finalidade urbana, destinado às classes de menor renda; (37) dos termos administrativos ou das sentenças declaratórias da concessão de uso especial para fins de moradia; (38 – vetado); (39) da constituição do direito de superfície de imóvel urbano; (40) do contrato de concessão de direito real de uso de imóvel público; 41.  da legitimação de posse.

Além desses registros, também será feita a averbação: (1) das convenções antenupciais e do regime de bens diversos do legal, nos registros referentes a imóveis ou a direitos reais pertencentes a qualquer dos cônjuges, inclusive os adquiridos posteriormente ao casamento; (2) por cancelamento, da extinção dos ônus e direitos reais; (3) dos contratos de promessa de compra e venda, das cessões e das promessas de cessão a que alude o Decreto-lei nº 58/37, quando o loteamento se tiver formalizado anteriormente à vigência desta Lei; (4) da mudança de denominação e de numeração dos prédios, da edificação, da reconstrução, da demolição, do desmembramento e do loteamento de imóveis; (5) da alteração do nome por casamento ou por desquite, ou, ainda, de outras circunstâncias que, de qualquer modo, tenham influência no registro ou nas pessoas nele interessadas; (6) dos atos pertinentes a unidades autônomas condominiais a que alude a Lei nº 4.591/64, quando a incorporação tiver sido formalizada anteriormente à vigência desta Lei; (7) das cédulas hipotecárias; (8) da caução e da cessão fiduciária de direitos relativos a imóveis; (9) das sentenças de separação de dote; (10) do restabelecimento da sociedade conjugal; (11) das cláusulas de inalienabilidade, impenhorabilidade e incomunicabilidade impostas a imóveis, bem como da constituição de fideicomisso; (12) das decisões, recursos e seus efeitos, que tenham por objeto atos ou títulos registrados ou averbados; (13) "ex offício", dos nomes dos logradouros, decretados pelo poder público; (14) das sentenças de separação judicial, de divórcio e de nulidade ou anulação de casamento, quando nas respectivas partilhas existirem imóveis ou direitos reais sujeitos a registro; (15) da re-ratificação do contrato de mútuo com pacto adjeto de hipoteca em favor de entidade integrante do Sistema Financeiro da Habitação, ainda que importando elevação da dívida, desde que mantidas as mesmas partes e que inexista outra hipoteca registrada em favor de terceiros; (16) do contrato de locação, para os fins de exercício de direito de preferência; (17) do Termo de Securitização de créditos imobiliários, quando submetidos a regime fiduciário; (18) da notificação para parcelamento, edificação ou utilização compulsórios de imóvel urbano; (19) da extinção da concessão de uso especial para fins de moradia; (20) da extinção do direito de superfície do imóvel urbano; (21) da cessão de crédito imobiliário; (22) da reserva legal; (23) da servidão ambiental; (24) do destaque de imóvel de gleba pública originária; (26) do auto de demarcação urbanística; (27) da legitimação de posse.

Os oficiais de registros de imóveis, assim como os de registros civis das pessoas naturais, estão sujeitos às normas que definirem as circunscrições geográficas (Lei nº 8.935/94, art. 12). Em outras palavras, os atos supracitados efetuar-se-ão no Cartório da situação do imóvel, com as exceções a seguir mencionadas: (I) as averbações, que serão efetuadas na matrícula ou à margem do registro a que se referirem, ainda que o imóvel tenha passado a pertencer a outra circunscrição; (II) os registros relativos a imóveis situados em comarcas ou circunscrições limítrofes, que serão feitos em todas elas, devendo os Registros de Imóveis fazer constar dos registros tal ocorrência; (III) o registro dos contratos de locação de prédios, nos quais tenha sido consignada cláusula de vigência no caso de alienação da coisa locada; e a averbação do contrato de locação, para os fins de exercício de direito de preferência, serão efetuados no cartório onde o imóvel esteja matriculado mediante apresentação de qualquer das vias do contrato, assinado pelas partes e subscrito por duas testemunhas, bastando a coincidência entre o nome de um dos proprietários e o locador (Lei nº 6.015/73, art. 169).

Ofício de Registro de Títulos e Documentos

Esses ofícios, conhecidos pela sigla RTD, exercem uma importante função residual para registrar “quaisquer documentos, para sua conservação” (Lei nº 6.015/73, art. 127, VII), bem como para efetuar “quaisquer registros não atribuídos expressamente a outro ofício” (Lei nº 6.015/73, art. 127, parágrafo único), garantindo a publicidade de atos, negócios jurídicos, instrumentos, declarações e outras formas escritas da manifestação de vontade e do relato de fatos.

Além disso, são expressamente atribuídos aos Ofícios de Registro de Títulos e Documentos os registros: (I) dos instrumentos particulares, para a prova das obrigações convencionais de qualquer valor; (II) do penhor comum sobre coisas móveis; (III) da caução de títulos de crédito pessoal e da dívida pública federal, estadual ou municipal, ou de Bolsa ao portador; (IV) do contrato de penhor de animais, não compreendido nas disposições do art. 10 da Lei nº 492, de 30-8-1934; (V) do contrato de parceria agrícola ou pecuária; (VI) do mandado judicial de renovação do contrato de arrendamento para sua vigência (Lei nº 6.015/73, art. 127).

Há ainda outros atos sujeitos a registro no RTD para surtir efeitos em relação a terceiros: (1) os contratos de locação de prédios, sem prejuízo da atribuição do Ofício de Registro de imóveis; (2) os documentos decorrentes de depósitos, ou de cauções feitos em garantia de cumprimento de obrigações contratuais, ainda que em separado dos respectivos instrumentos; (3) as cartas de fiança, em geral, feitas por instrumento particular, seja qual for a natureza do compromisso por elas abonado; (4) os contratos de locação de serviços não atribuídos a outras repartições; (5) os contratos de compra e venda em prestações, com reserva de domínio ou não, qualquer que seja a forma de que se revistam, os de alienação ou de promessas de venda referentes a bens móveis e os de alienação fiduciária; (6) todos os documentos de procedência estrangeira, acompanhados das respectivas traduções, para produzirem efeitos em repartições da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Territórios e dos Municípios ou em qualquer instância, juízo ou tribunal; (7) as quitações, recibos e contratos de compra e venda de automóveis, bem como o penhor destes, qualquer que seja a forma que revistam; (8) os atos administrativos expedidos para cumprimento de decisões judiciais, sem trânsito em julgado, pelas quais for determinada a entrega, pelas alfândegas e mesas de renda, de bens e mercadorias procedentes do exterior; (9) os instrumentos de cessão de direitos e de créditos, de sub-rogação e de dação em pagamento (Lei nº 6.015/73, art. 129).

O Registro de Títulos e Documentos também está adstrito à territorialidade. Nos termos do artigo 130 da Lei de Registros Públicos (Lei nº 6.015/73), os títulos e documentos “serão registrados no domicílio das partes contratantes e, quando residam estas em circunscrições territoriais diversas, far-se-á o registro em todas elas”.

O artigo 160 da mesma lei estabelece atribuição do Oficial do RTD para efetuar avisos, denúncias e notificações extrajudiciais, bem como “notificar do registro ou da averbação os demais interessados que figurarem no título, documento, o papel apresentado, e a quaisquer terceiros que lhes sejam indicados, podendo requisitar dos oficiais de registro em outros Municípios, as notificações necessárias”, observando, assim, as limitações relativas a territorialidade.

Ofício de Registro Civil de Pessoas Jurídicas

Nos Ofícios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (conhecidos pela sigla RCPJ) serão registrados os atos constitutivos (os contratos, os estatutos ou compromissos) e suas posteriores alterações das associações (religiosas, pias, morais, científicas, literárias, sindicais), das fundações privadas, das sociedades simples (ainda as que se revistam das formas estabelecidas para as sociedades empresárias, salvo as anônimas); os atos constitutivos e os estatutos dos partidos políticos (Lei nº 6.015/73, art. 114).

Também será feito o registro dos jornais e demais publicações periódicas; as oficinas impressoras de quaisquer naturezas, conforme disposto na lei de imprensa; as sociedades de radiodifusão que matenham serviços de notícias, reportagens, comentários, debates e entrevistas; as empresas que tenham por objeto o agenciamento de notícias (Lei nº 6.015/73, art. 114, parágrafo único).

Em regra geral, o registro no RCPJ é o caminho de destino de qualquer pessoa jurídica de direito privado, com algumas exceções previstas em lei. Uma destas diz respeito às sociedades de advogados, pois, como estabelece o Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil, “a sociedade de advogados adquire personalidade jurídica com o registro aprovado dos seus atos constitutivos no Conselho Seccional da OAB em cuja base territorial tiver sede” (Lei nº 8.906/94, art.15, § 1º). Outra exceção diz respeito às sociedades empresárias, que vinculam-se ao Registro Público de Empresas Mercantis a cargo das Juntas Comerciais” (art. 1.150 do C.C.).

Questão controvertida diz respeito ao registro de cooperativas. Prevalece, ainda hoje, o entendimento de que o arquivamento dos atos relativos à constituição, alteração e extinção de cooperativas incumbe às Juntas Comerciais, por força de lei especial (Lei nº 5.764/1971, art. 18, § 6º), que não teria sido revogado pelo Código Civil, muito embora esse código tenha enquadrado expressamente as cooperativas como sociedades simples (art. 982, parágrafo único), e fazendo determinação clara, sem exceções, de que sejam os registros das sociedades simples efetuados pelo RCPJ (art. 1.150).

Os cartórios de RTD acumulam os serviços de RCPJ, sob a denominação de Ofício de Registro de Títulos e Documentos e Civis das Pessoas Jurídicas. Nos Municípios que apresentam pequeno volume de serviços ou de receita, é comum ver acumulados os serviços de registro de imóveis, RTD e RCPJ, no mesmo cartório.

Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais

Serão registrados no registro civil de pessoas naturais: (I) os nascimentos; (II) os casamentos; (III) os óbitos; (IV) as emancipações; (V) as interdições; (VI) as sentenças declaratórias de ausência; (VII) as opções de nacionalidade; (VIII) as sentenças que deferirem a legitimação adotiva (Lei nº 6.015/73, art. 29).

Também nesses ofícios serão averbados: as sentenças que decidirem a anulação do casamento, a separação, o divórcio e o restabelecimento da sociedade conjugal; os atos judiciais ou extrajudiciais de reconhecimento da paternidade; as retificações de nomes (Lei nº 6.015/73, art. 29, § 1º).

Os oficiais de registros civis das pessoas naturais, assim como os de registros de imóveis, estão sujeitos às normas que definirem as circunscrições geográficas (Lei nº 8.935/94, art. 12), cuja abrangência territorial pode alcançar um ou mais bairros, um distrito ou um município inteiro, dependendo da extensão do município (Lei nº 8.935/94, art. 44, §3º), desde que haja, em cada sede municipal, pelo menos um registrador civil das pessoas naturais (Lei nº 8.935/94, art. 44, §2º).

Ofício de Registro de Distribuição

Os Ofícios de Registros de Distribuição são serviços extrajudiciais de organização técnica, e administrativa destinados a dar publicidade, autenticidade e fé pública aos feitos ajuizados e distribuídos ao Poder Judiciário, competindo-lhes privativamente: “(I) quando previamente exigida, proceder à distribuição eqüitativa pelos serviços da mesma natureza, registrando os atos praticados; em caso contrário, registrar as comunicações recebidas dos órgãos e serviços competentes; (II) efetuar as averbações e os cancelamentos de sua competência; (III) expedir certidões de atos e documentos que constem de seus registros e papéis” (Lei nº 8.935/94, art. 13).

Cumpre destacar a ressalva prevista no supracitado inciso I, segundo o qual a “distribuição eqüitativa pelos serviços da mesma natureza” só ocorrerá “quando previamente exigida”. Isso porque, em alguns Estados, os Ofícios Distribuidores são empregados apenas para os serviços previstos nos incisos II e III, fazendo as vezes de um banco de dados que visa a dar publicidade a feitos judiciais e extrajudiciais (ações cíveis e criminais, execuções fiscais, habilitações de casamento, compra e venda, direito sobre imóveis, etc.), limitando-se a prévia distribuição somente aos protestos de títulos.

O parágrafo único do art. 11 da Lei nº 8.935/94 prevê que, “havendo mais de um tabelião de protestos (de títulos) na mesma localidade, será obrigatória a prévia distribuição dos títulos”, o que se dará através de um Ofício do Registro de Distribuição. Entretanto, lei posterior (Lei nº 9.492/97, art. 7º, parágrafo único) determinou que essa distribuição, em vez de realizada pelo Ofício do Registro de Distribuição, deve ser efetuada por um serviço instalado e mantido pelos próprios Tabelionatos de Protestos de Títulos, salvo se já existir Ofício Distribuidor organizado com esta atribuição antes da promulgação da nova Lei.

Os Ofícios do Registro de Distribuição devem fazer constar em suas certidões (salvo se não forem disponibilizados pelo Poder Judiciário) a qualificação completa da pessoa (nome completo, nacionalidade, estado civil, número de identidade e órgão expedidor, CPF ou CNPJ, filiação, endereço); o tipo da ação; o Ofício do Registro de Distribuição ou Distribuidor Judicial competente; e o resumo da sentença criminal absolutória ou condenatória, ou o seu arquivamento. Além disso, constarão nas certidões a distribuição dos feitos ajuizados ao Poder Judiciário e o resumo de suas respectivas sentenças criminais condenatórias e, na forma da Lei, as baixas e as sentenças absolutórias, quando requeridas (Lei nº 11.971/2009, art. 2º, caput e parágrafo único). Para tanto, Os Órgãos e Juízos competentes devem, em consonância com a legislação de cada Estado-membro, comunicar “aos Ofícios do Registro de Distribuição ou Distribuidores Judiciais do teor das sentenças criminais absolutórias ou condenatórias, para o devido registro e as anotações de praxe”. (Lei nº 11.971/2009, art. 3º).

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