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A AUDITORIA UTILIZADA NA OTIMIZAÇÃO DE DESEMPENHO DENTRO DA ADMINISTRATIVA PÚBLICA DO ESTADO DA BAHIA


Autoria:

André Barreto Lima


André Barreto Lima é Advogado, Mestre em Direito pela Universidade Federal da Bahia - UFBA, Especialista em Direito Civil pela Universidade Anhanguera, Economista pela Universidade Católica do Salvador - UCSAL, formado em Contabilidade e Pós Graduado em Gestão Contábil pela Universidade Federal da Bahia - UFBA, Membro de Instituto Brasileiro de Direito Tributário - IBDT. Possui diversos cursos nas áreas Pública e Privada, Ministrou aulas de Direito Civil atuando também como Consultor Empresarial nas áreas de Projetos, Auditoria, Tributária e Civil. Autor dos livros "Processo e Efetividade dos Direitos" e "Dano Moral" é também escritor de livros e diversos artigos científicos publicados nas áreas Jurídica, Econômica, Contábil, Planejamento, Social e Empresarial.

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Resumo:

Este trabalho trata do papel da Auditoria para otimizar desempenho dentro de uma organização administrativa pública

Texto enviado ao JurisWay em 09/08/2014.

Última edição/atualização em 10/12/2017.



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A AUDITORIA UTILIZADA NA OTIMIZAÇÃO DE DESEMPENHO DENTRO DA ADMINISTRATIVA PÚBLICA DO ESTADO DA BAHIA


Publicado na revista científica GOVERNET em dezembro de 2014 - Paraná - Qualis - ISSN 1809-6670 – Pags1112 a 1130

 

André Barreto Lima1


 

1.     RESUMO

 

 Este trabalho trata do papel da Auditoria para otimizar desempenho dentro de uma organização administrativa pública baiana e, para tanto, aborda temas como os Sistemas de Informações Gerenciais que são utilizados nos tempos atuais e que dinamizam os processos de Auditoria; orçamentos e postura ética dentro da organização por parte daqueles que desempenham os trabalhos de Auditoria. A idealização do tema surgiu da observação das rotinas de trabalhos que são desenvolvidas dentro de uma entidade administrativa, de forma que, muitas vezes o desempenho dentro de uma organização as vezes é positivo, contudo, o mesmo tende, em muitos casos, a declinar com o passar do tempo em virtude da própria rotina de trabalho e a desmotivação. Aborda-se também uma visão voltada para a Auditoria como uma forma não simplesmente de se analisar “o contábil”, mas sim, de aumentar o desempenho dentro de uma organização, com uma visão não simplesmente de contador, mas sim, de administrador e motivador.

 

PALAVRAS-CHAVES: Auditoria, desempenho, organização administrativa pública, Sistemas de Informações Gerenciais, ética, motivação.

 

1 - André Barreto Lima é Advogado, Especialista em Direito Civil para Universidade Anhanguera, Mestre em Direito Público pela Universidade Federal da Bahia, Economista pela Universidade Católica do Salvador com formação em Contabilidade e Pós Graduação em Gestão Contábil pela Universidade Federal da Bahia. Possui Diversos cursos nas áreas Pública e Privada. Ministrou aulas de Direito Civil atuando como Consultor Empresarial nas áreas de Projetos, Auditoria, Tributária e Civil. É também escritor de diversos artigos publicados nas áreas Jurídica e Empresarial.

 

 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

 

2.1. CONTEXTO

 

De acordo com Tribunal de Contas (1999, p.16), erros dentro de uma organização administrativa são comuns no cotidiano, pois nem sempre uma informação pode ser bem compreendida pelo executor de uma determinada atividade em um setor, ou ainda, pelo fato que as vezes o funcionário pode estar desconcentrado na atividade a qual esta executando e deixar detalhes mínimos passarem desapercebidos ou mesmo, algumas vezes, até propositalmente com o objetivo de tirara vantagem própria.

 

Attie (1987, p. 6), aponta que a Auditoria serve justamente para isso, para encontrar os erros que estão sendo cometidos dentro de um determinado setor, ou órgão, tanto no setor público como privado e, através de seus relatórios de Auditoria, apontar qual erro esta sendo cometido e, até mesmo, sugerir mudanças que sejam capazes de fazer com que os erros sejam sanados e a entidade volte a ter seu fluxo normal e correto de atividades.

 

De acordo com Gil (2000, p. 13) a Auditoria é realizada como uma função organizacional de revisão, avaliação e não somente isto, também de emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo em todos os momentos vivenciados pela empresa. Ou seja, a Auditoria analisa o processo administrativo como um todo, partindo dos níveis de planejamento, à execução das atividades e até mesmo o controle de como as mesmas estão sendo desenvolvidas dentro de uma organização.

 

De acordo com Attie (1987) “a Auditoria tem por finalidade fornecer aos administradores, em todos os níveis, informações que os auxiliem a controlar operações e atividades” (p.42), ou seja, a Auditoria funciona como uma bússola, pois ela apontará o melhor caminho que o gestor deve trilhar, pois com base na mesma, o gestor toma conhecimento das falhas que estão sendo cometidas dentro da organização a qual ele estar responsável por gerir.

 

Dentro da administração pública baiana, existem dois órgãos responsáveis pela execução de Auditorias na máquina estatal. Um é o Tribunal de Contas do Estado, que é criado de acordo com a Constituição Federal do Brasil (1988) em seu título IV, Capítulo I, Seção IX, art. 70 e, além do Tribunal de Contas, a Auditoria Geral do Estado, que é um órgão de assessoramento e controle que faz parte da Secretaria da Fazenda do Estado, que é o órgão administrador dos recursos financeiros da máquina estatal.

 

Contudo, para o desenvolvimento das Auditorias que apontam as falhas que estão sendo cometidas dentro da administração pública, faz-se necessário o entendimento de como são feitas as mesmas e quais as etapas para sua conclusão. Dentre elas, observa-se, no desenvolvimento deste capítulo, que as principais são: planejamento, análise documental e a apresentação do relatório.

 

2.2 O PAPEL DO PLANEJAMENTO

 

Almeida (1996, p. 32), informa que o planejamento deve estar presente em todas as decisões de uma instituição pública, desde a criação do orçamento público até a melhor forma de execução do mesmo, e, no processo de Auditoria, assim não seria diferente. Planejar é não simplesmente traçar um roteiro do que será desenvolvido, mas sim, tomar conhecimento do que está sendo feito para com base neste conhecimento desenvolver um roteiro preciso para se chegar a um objetivo.

 

Antes de desenvolver qualquer Auditoria, faz-se necessário um planejamento e um estudo prévio sobre o setor, ou órgão a ser auditado, de forma que, a equipe de auditores designada para realizar o processo de Auditoria, irá estudar os procedimentos adotados pelo setor, de acordo com o regimento interno ou com a legislação vigente e, posteriormente, verificar se as atividades estão sendo realizadas corretamente.

 

De acordo com Almeida (1996) “planejar significa estabelecer metas para que o serviço de Auditoria seja de excelente qualidade e a um menor custo possível”(p. 123). Para se planejar uma Auditoria, o auditor precisa, previamente, conhecer bem o setor a ser auditado e isso se faz a partir de estudos na legislação voltada para a entidade a ser auditada, assim como regimento interno, pesquisas na internet em sites do governo estadual e federal, assim como na análise de relatórios de Auditorias já realizadas anteriormente no setor.

 

No processo de planejamento, utilizando-se dos Sistemas de Informações Gerenciais vigentes no Estado, de acordo com informações da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), o auditor vai ter acesso a todas as informações financeiras e contábeis do setor a ser auditado e, com base nesta informação, poderá fazer uma amostragem dos valores que mais lhe chamem a atenção e que se encaixem no que comummente é gasto para poder verificar falhas.

 

De acordo com Almeida (1996, p. 124) para o auditor ter conhecimento sobre a Auditoria a fazer, ele primeiramente precisa se inteirar das seguintes áreas: setor financeira, contábil, orçamentária, de pessoal, legal, e de operações. Com o conhecimento prévio destas áreas, das rotinas de trabalho, de como as mesmas são desenvolvidas, do que a lei veta ou permite, o auditor estará com uma bagagem suficiente para poder partir para um estudo analítico das contas públicas e verificar possíveis distorções que possam estar acontecendo.

 

Dentro de uma organização, seja ela ou pública ou privada, possíveis distorções que podem acontecer com os recursos financeiros podem estar ligadas, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), a duplicidades de pagamentos, falsificação de notas fiscais, inexistência de comprovação de compras realizadas, ou pior ainda, destinar-se um recurso a uma compra sem ela mesma ter sido efetuada.

 

Além de se fazer um estudo prévio para que seja feita uma Auditoria, o auditor pode ainda recorrer a reuniões com os gestores públicos responsáveis pelos setores a serem auditados coma finalidade de esclarecer dúvidas a respeito dos estudos realizados, ou ainda, facilitar o entendimento prático daquilo que ele estudou, isso facilita bastante no processo de análise, pois se o gestor diz uma coisa de acordo com a lei e confirma que aquilo é realizado, o auditor pode muito bem verificar se estar mesmo, e se não, apontar em seu relatório.

 

De acordo com Almeida (1996, p. 129) o auditor pode, em reuniões com a gerência da empresa, verificar se houve ou não mudanças na natureza dos serviços públicos, ou ainda políticas financeiras e práticas contábeis. De acordo com Attie (1987, p. 66), além das informações anteriormente explicitas, o auditor deve ainda elaborar um programa de Auditoria. O programa de Auditoria é similar a um projeto, pois nele constam informações básicas, desde tempo estipulado da Auditoria, a um resumo das atividades do setor.

 

Além das informações citadas, o cronograma de Auditoria deve também ter, de acordo com Attie (1987, p. 68), uma análise, por parte da equipe de Auditoria, dos valores previamente estudados nos sistemas de informações gerenciais, e, os dados de maior interesse que devem ser auditados, assim como a amostragem selecionada do que o auditor realmente quer. A amostragem, é de fundamental importância, vez que o auditor não teria tempo para auditar todos os processos de um determinado setor, por isso, o processo de amostragem é fundamental.

 

O processo de Auditoria pode partir, de um cronograma de Auditorias anual, ou ainda, de acordo com a Constituição Federal Brasileira, art. 74 (1988), de uma denúncia espontânea, ou seja, se um civil, ou um funcionário público desconfia que algo esta sendo cometido de forma errada dentro de um setor, ele pode fazer uma denúncia ao setor de Auditoria que, imediatamente irá verificar se a denúncia tem ou não fundamento.

 

2.3 A INVESTIGAÇÃO DOCUMENTAL

 

Após o planejamento ter sido analisado pela direção do setor competente para realizar Auditoria, a equipe de auditores parte então para a análise do que eles decidiram auditar em seu cronograma de Auditoria, ou seja, em seu planejamento. Nesta fase, o auditor deve apresentar-se ao responsável pelo setor a ser auditado para proceder a análise do que desejar.

 

Na Auditoria, de acordo com as normas de direito administrativo, em seu princípio da transparência, o gestor deve fornecer todas as informações possíveis ao auditor e, se possível, conseguir um espaço para a equipe de Auditoria para que eles tenham acesso imediato às informações que desejem e não precisem ficar indo e voltando ao setor auditado. O auditor pode fazer verificações in loco, no caso de Auditorias voltadas para construções de sedes em outros lugares, ou pode analisar as demonstrações financeiras para posteriormente analisar as prestações de contas.

 

A análise das prestações de contas é essencial, vez que nelas estará a comprovação de tudo o que foi gasto e o auditor pode comparar com o que os Sistemas de Informações Gerenciais fornecem. De acordo com Gil (2000, p. 53), o exame dos documentos permite ao auditor verificar a existência de rasuras, se estão ilegíveis, extravios, armazenamento de documentos em ambientes impróprios e enquadramento ao regimento interno.

 

Na análise da documentação, o auditor terá a oportunidade de anotar em seus papéis de trabalho, que de acordo com Attie (1987, p. 183) tem por finalidade anotar informações obtidas durante o exame da Auditoria, bem como provas e descrições realizadas; as informações pertinentes a tudo o que ele constatar que estar em desacordo com o que deveria ser.

 

De acordo com Almeida (1996, p. 57), os papéis de trabalho servem para registrar evidências obtidas no desenvolver da Auditoria. Eles contem não somente as análises feitas pelo auditor a respeito do que ele estar analisando, como também, serve como um ensaio para a posterior elaboração do relatório.

 

Dentro da administração pública baiana, de acordo com informações da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), muitas alterações são ocorridas nas rotinas de trabalho, vez que, com o mundo globalizado que vivemos, precisa-se adequar a realidade da administração pública ao que de fato o sistema baseado na globalização quer, com isto, muitas mudanças ocorrem diariamente e o que era feito meses atrás, evolui de forma que rotinas as vezes passam até mesmo a serem modificadas em sua totalidade.

 

Para acompanhar estes processos a equipe de auditores deve estar bem preparada e, para tanto, existe um reciclagem dos auditores constantemente para que os mesmos possam estar atualizados a respeito das áreas as quais eles auditam e não serem passados para trás por justificativas falsas prestadas por um gestor com a finalidade de se eximir da culpa de algum erro.

 

Os auditores podem ainda, durante a investigação dos documentos, efetuarem entrevistas com os funcionários a respeito das atividades as quais eles desempenham para saber se existe uma duplicidade de serviços, ou ainda, verificar se os serviços executados precisam ou não serem modificados, de acordo com a finalidade do setor auditado.

 

O processo de Auditoria revela, de acordo com Attie (1987, p. 89), informações confidenciais e sigilosas que devem ser divulgadas apenas para o dirigente do órgão a ser auditado, assim como o gestor do setor, de forma que, as providências cabíveis relativas aos erros cometidos ou as modificações sugeridas para possíveis mudanças devem ser tomadas com a devida urgência para poder sanar o problema.

 

 

2.4 A CONSTITUIÇÃO DO RELATÓRIO

 

Após a constituição da análise documental, análise in loco (se preciso), reuniões e esclarecimentos com os gestores e constituição dos papéis de trabalho, onde o auditor apontará suas observações a respeito da Auditoria realizada e da análise feita, ele terá então que constituir o relatório da Auditoria realizada. Este relatório é composto por todos os dados os quis foram colhidos durante o procedimento de Auditoria.

 

De acordo com Attie (1987, p. 271) o relatório estar relacionado ou com a natureza do exame realizado, ou oferecendo sugestões para aperfeiçoamento de controles internos ou explicando a importância de fatos constatados durante o trabalho.

 

No relatório de Auditoria, devem conter informações referentes aos estudos do setor auditado, onde o mesmo se encontra na linha hierárquica da entidade, o que ele faz, quais suas principais tarefas e a que se destina seu trabalho. Após esta fase, o auditor deve indicar qual área ele auditou, ou custeio, ou licitações, ou receitas/despesas, contas de adiantamento, dentre outras diversas áreas mais que abrangem o Estado.

 

Após esta etapa, ele vai discriminar todos os pontos que ele achou importante durante o processo de Auditoria, constituindo tabelas, gráficos para poder facilitar a demonstração e fazer com que quem leia tenha facilidade de entendimento, vez que, segundo Attie (1987), “a redação do relatório é essencialmente um problema de comunicação, de transmissão de informações e idéias a terceiros”(p. 261).

 

Discriminadas então as falhas e observações pertinentes, o auditor deve então apontar possíveis sugestões, com base nos seus estudos constantes e nas experiências já observadas, para solucionar os problemas que estão acontecendo. Se for preciso, pode recorrer a lei para elucidar possíveis dúvidas a respeito do que é ou não certo para se fazer. Concluindo então o mesmo de forma a enviar uma via para o responsável pela entidade como um todo e também para o gestor do setor competente auditado.

 

Na formulação do relatório, o auditor deve, segundo Atiie (1987, p. 274) ter uma linguagem clara, objetiva e simples e todas as informações devem ser revisadas para que o menos não conste nem um erro, nem de ortografia nem muito menos sobre os dados colhidos, se for necessário, o auditor pode até mesmo voltar ao setor auditado para confirmar as informações as quais ele fundamentou o relatório.

 

O gestor de um determinado setor espera muito mais de um auditor do que meras observações de erros, ele aposta na capacidade do auditor devido às suas experiências anteriores e seus contínuos estudos a respeito da área a qual estar auditando para poder sugerir a ele novas mudanças para que ele possa agregar ao seu setor.

 

De acordo com Almeida (1996, p. 397), o gestor espera que o auditor, com base na experiência adquirida ao longo dos anos na Auditoria de várias empresas, de vários ramos de negócios, dê recomendações construtivas visando o aprimoramento dos controles internos, redução de custos e aprimoramento de práticas contábeis e administrativas.

 

2.5. O CONTROLE COMO FORMA DE DINAMIZAR A EFICÁCIA

 

De acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), o papel da Auditoria na identificação de irregularidades é fundamental, contudo, o ideal é que as irregularidades nem se quer venham a acontecer, mas para tanto, faz-se necessário um controle rígido das atividades e dos processos que são desenvolvidos dentro da administração pública por parte de seus respectivos gestores. Esse controle, vai desde a observação das atividades dos funcionários públicos até a sua própria conduta dentro dos parâmetros de responsabilidade no setor onde atuam.

 

Muitas vezes os funcionários sentem-se desmotivados em suas atividades, ou então, não dão a devida atenção em determinados momentos ao que estão fazendo, estando assim, fadados ao erro; desta forma, o controle interno faz-se necessário de forma que o gestor deve atuar de forma ativa para que os erros não sejam cometidos, não deixando os funcionários com dúvidas sobre o que devem ou não fazer e motivando os mesmos a cresceram cada vez mais no que fazem.

 

O orçamento público, de acordo com Vasconcellos (2000, p. 156), trata de todas as despesas e receitas públicas e, para constituição do mesmo, faz-se necessário um planejamento, para daí então, criar-se o Plano Plurianual de Metas, que elenca todas as despesas públicas durante um mandato executivo. Na execução do orçamento público, os funcionários podem cometer equívocos e a Auditoria tem o papel de analisar as disponibilidades orçamentárias destinadas a determinado setor e verificar se as despesas estão correndo de acordo com o que foi programado.

 

Se uma despesa ocorre e não estar de acordo com o orçado, a Auditoria tem o papel de verificar o que aconteceu para que isto não tivesse ocorrido. O ideal seria que estes erros não ocorressem, por isso, o controle interno nas atividades faz-se de vital importância e Auditoria tem um papel importante no incentivo à maximização dos controles internos por parte dos gestores.

 

Além disso, as novas tecnologias vivenciadas no início deste século, permitem com que os funcionários públicos saiam das rotinas e se especializem na utilização destas novas tecnologias, fazendo com que os mesmos sintam-se motivados com a agilidade que o serviço informatizado tende a prestar para o desenvolvimento de suas atividades e rotinas de trabalho, como pode ser observado nos tópicos a seguir.

 

2.5.1 CONTROLES INTERNOS PARA VIABILIZAR BONS RESULTADOS

A importância dos controles internos é de fundamental importância para que as falhas não sejam cometidas dentro de um setor da administração pública, e, ainda, para que os funcionários possam aumentar cada vez mais seu desempenho nas atividades que desenvolvem diariamente, desta forma, de acordo com Attie (1987, p. 217), a existência de controles internos é fundamental, pois as instituições não se equiparam a um estrutura familiar, e sim, uma estrutura complexa.

Os funcionários, por sua vez, devem ser motivados a cada dia na execução de suas atividades para que possam desempenhar as mesmas de forma otimizadora, e não simplesmente serem pressionados como num sistema de tirania, pois eles acabariam fazendo o serviço, contudo, fariam por obrigação e a partir do momento que não fossem mais obrigados a fazer, deixariam imediatamente de executar determinada tarefa, contudo, nos tempos atuais, o paradigma enfrentado não é mais um paradigma de tirania dentro das instituições e sim, de motivação.

De acordo com Neto (1993), “motivação é algo que está dentro de cada um de nós. Ninguém motiva ninguém. O desafio cria as condições para que cada um de nós se motive” (p. 15), e cabe a cada gestor propor, de maneira cada vez mais criativa, estes desafios e acompanhar o desenvolvimento das atividades de seus subordinados para que eles vençam os obstáculos e sintam-se gratificados com suas conquistas.

Os relatórios gerenciais também fazem parte destes controles e, a partir dos mesmos, de acordo com Gil (2000, p. 58), os gestores prestam informações aos seus dirigentes a respeito de como estão sendo desenvolvidas as atividades dentro do setor e ele pode acompanhar as mesmas, contudo, não é suficiente, existem vários fatores que estão englobados dentro de uma atividade, por exemplo: o clima organizacional, os prazos para o cumprimento das metas, as metas que muitas vezes estão além do que se espera.

Se um funcionário tem uma meta muito maior do que é capaz de fazer, ele nunca vai alcançar a mesma, e cada dia mais vai sentir-se desmotivado. Desta forma, o controle interno das atividades desenvolvidas, associado ao aspecto motivacional de cada funcionário, é de competência dos gestores e só com a sua iniciativa para emitir os estímulos motivacionais os funcionários vão aumentar o desempenho.

A relação existente entre o controle interno e a Auditoria, é que o controle interno visa proporcionar a segurança de que erros e irregularidades possam ser descobertos, assegurando assim a confiança e a integridade de registros contábeis. A revisão do controle interno, pelo auditor, auxilia-o na aplicação de outros procedimentos de Auditoria, ou seja, o ideal é um trabalho realizado entre o gestor, fazendo o controle interno, e o auditor, utilizando-se de informações confiáveis fornecidas pelo gestor.

Estas informações fornecidas pelo gestor é que vão subsidiar o trabalho de Auditoria para que a mesma discorra de forma precisa. De acordo com Attie (1987), do ponto de vista da Auditoria, “o controle interno tem grande influência, pois é o ponto de partida dos trabalhos a serem realizados pelo auditor”(p. 221).

2.5.2 A ANÁLISE DO ORÇAMENTO POR PARTE DE UMA AUDITORIA

 

Antes de observar como é feita a análise do orçamento das entidades por parte da Auditoria, faz-se necessária uma compreensão de como é constituído o mesmo e qual dispositivo legal dá origem ao orçamento e permite as suas receitas para a sua posterior execução.

 

O orçamento público é composto por todas as despesas governamentais, ou seja, quando o governante assume um mandato, ele traça todas as suas metas no Plano Plurianual de Metas (PPA), instituído na Constituição Federal de 1988 em seu artigo 165, que na prática dura apenas três anos e não os quatro que correspondem ao mandato do governante uma vez que ele ainda assume o ultimo ano do PPA do governo anterior e o ultimo ano de seu plano vai ser desenvolvido pelo governo subsequente para poder alcançar seus objetivos.

 

A cada ano, é feita a Lei de Diretrizes Orçamentária (LDO). Nesta Lei de Diretrizes, estão as metas que serão atingidas no primeiro ano de governo e na do ano subsequente e assim por diante. A Lei é analisada pela Assembléia Legislativa, e são feitos vários acréscimos, por parte dos parlamentares, para que seus interesses junto à sociedade sejam atendidos também e, com estes acréscimos, várias necessidades públicas não são atendidas, uma vez que recursos destinados para uma área acabam sendo realocados em outra.

 

Posteriormente, após análise da LDO, é criada a Lei Orçamentária Anual, a qual de acordo com Manuel Enriquez Garcia (Equipe de professores da USP – 2001,  p. 233), compreenderá os orçamentos: fiscal, de investimento das empresas em que o Estado tenha participação detendo maioria do capital e o orçamento da seguridade social, e o projeto de lei deve ser acompanhado das receitas e despesas decorrentes de isenções, anistias, remissões, subsídios e benefícios de natureza financeira, tributária e creditícia.

 

Entretanto, segundo a Lei de Responsabilidade Fiscal (2000), a concessão ou ampliação de qualquer incentivo tributário (anistia, remissão, subsídio, concessão de isenção) que resulte em renúncia de receita deve ser acompanhada de estimativa do impacto orçamentário financeiro no exercício(art.14).

 

Após o governo aprovar a nova Lei Orçamentária Anual, o governante agora tem que tomar iniciativas para resolver os problemas sociais. De acordo com o Código Tributário Nacional (2004), Lei complementar nº 101 (04 de maio de 2000), em seu artigo nº 20, a repartição do orçamento a ser executado é feita de forma que 3% seja para o Poder Legislativo, 6% para o Judiciário, 2% para o Ministério Público e 49% para o Executivo.

 

Em observância à Constituição Federal (1988), em seu artigo 145, a composição da receita pública é feita pelos impostos, taxas, repasses da União e contribuições de melhorias, além dos recursos adquiridos por aplicação em investimentos financeiros e empréstimos. As receitas provenientes da arrecadação tributária e dos repasses da União, assim como impostos, taxas e contribuições (receitas tributárias), são classificadas como correntes, assim como, as provenientes de empréstimos e aplicações financeiras, são as receitas de capital.

 

De acordo com Vasconcellos (2000, p. 201) o orçamento público segue também a uma classificação funcional-programática onde as despesas são classificadas por áreas, com governo, administração financeira, segurança, indústria e comércio, educação, transporte, saúde, serviços urbanos e bem estar social, é uma forma de prestar contas à sociedade. Classifica ainda as despesas e receitas como correntes e de capital.

 

As despesas correntes, de acordo com Vasconcellos, (2000, p. 202) correspondem às despesas de custeio e as transferências correntes, já as despesas de capital, englobam não apenas investimentos, como também, inversões financeiras e transferências de capital. No lado das receitas, as mesmas são classificadas como correntes, que são as tributárias, de contribuições, patrimoniais, agropecuárias, industrial, de serviços e as transferências correntes, e as de capital, provenientes de operações de crédito e transferências de capital.

 

Esse orçamento é regido por princípios norteadores que devem ser seguidos a risca para o bom andamento da maquina pública. De acordo com Vasconcellos (2000, p. 198) estes princípios são o da unidade (cada unidade pública é auto-suficiente), universalidade (o orçamento deve conter todas as despesas e receitas do Estado), anualidade (o orçamento deve ser elaborado para 1 ano), não-vinculação das receitas (receitas não podem ser vinculadas a gastos) e equilíbrio (onde o Estado entra como agente estabilizador da atividade econômica).

 

Cada unidade que recebe os recursos do orçamento, é chamada de unidade orçamentária, que é quem define para onde os recursos descentralizados deve ou não ir para atender ao fim social. Quando estas unidades orçamentárias dissipam os recursos pelos setores das entidades administrativas públicas, chamamos estas novas entidades, recebedoras dos recursos, de unidades gestoras.

 

As unidades gestoras devem gerir os recursos públicos para promover a ação social, e, posteriormente, prestar contas às unidades orçamentárias a respeito dos recursos aos quais lhe foram repassados. É nesta etapa que entra a Auditoria, representando o Poder Executivo, e os Tribunais de Contas, representando o Poder Legislativo, para fiscalizar estas prestações de contas, tanto nas unidades gestoras quanto nas orçamentárias.

 

Para que um orçamento haja de forma eficaz, faz-se necessária uma capacitação por parte daqueles que o utiliza, pois caso isso não aconteça, o gestor estará fadado ao erro. De acordo com Jones (1978, p. 1), os méritos de um sistema eficaz de orçamento, que ajude o gestor nas suas funções, serão observados por aqueles que já tiveram frustrações ocasionadas por procedimentos orçamentários mal idealizados.

 

Ou seja, o orçamento é um instrumento que faz parte da máquina pública como uma peça fundamental para seu andamento, contudo, se o mesmo não é fiscalizado de forma rígida, as distorções que podem ocorrer com o dinheiro público podem ser numa dimensão assustadora fazendo com que os recursos financeiros da máquina pública sejam utilizados de forma indevida, extraviados ou até mesmo, utilizados em algo que não seria necessário.

 

2.5.3 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS E A AUDITORIA

 

Aliado ao controle interno, os sistemas de informações gerenciais implantados na administração pública baiana nos últimos cinco anos, de acordo com informações da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), serviram como elemento motivador para os servidores públicos, vez que, com os mesmos, os servidores sentiram-se empolgados no desenvolvimento de suas atividades, aprendendo com utilizar os sistemas e tendo um meio ágil e preciso de transmitir informações em tempo real.

 

Com os sistemas de informações gerenciais, os orçamentos passaram a ser geridos de forma mais eficaz, e aquela papelada que era utilizada até a década passada, passou a dar lugar a informações transmitidas em tempo real pelo computador através de sistemas de informações ágeis e precisos. De acordo com Attie (1987, p. 147) os sistemas de informações gerenciais possibilitam uma visão clara e global sobre o andamento de trabalhos.

 

Uma Auditoria, precisa também de sistemas de informações gerenciais eficientes, que transmita informações precisas e em tempo real para que os auditores possam se inteirar da realidade financeira do Estado. O SICOF, Sistema de Informações Contábeis e Financeiras do Estado da Bahia, de acordo com informações da Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia (2005), é um sistema que transmite todas as informações contábeis e financeiras em tempo real possibilitando que os auditores tenham acesso às informações financeiras no desenvolver de seus trabalhos.

 

Além do SICOF, o SHR é um sistema que permite ter acesso a todas as informações de recursos humanos, informações cadastrais, de capacitação profissional, dentre outras mais, para que o auditor possa ter acesso a um conteúdo que venha nortear uma Auditoria que fundamente-se em recursos humanos ou contratação de pessoal. Além deste, o SIPLAN, que é o Sistema de Planejamento do Estado, que dar acesso ao planejamento do Estado e outras informações orçamentárias.

 

Vale ressaltar que, de acordo com a Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia (2005),  todas os sistemas de informações citados estão aberto a todos, mas que nem todas as opções disponíveis dentro destes sistemas estão, pois existem decisões de níveis estratégicos que não podem ser compartilhadas até a sua concretização, por isso, nem sempre todos os funcionários tem acesso a todas as informações, contudo, os auditores tem acesso a maioria delas, pois necessitam das mesmas para realização de uma Auditoria.

 

Em uma Auditoria, os sistemas de informações gerencias próprios devem informar o mapa de planejamento de Auditoria, as ordens de serviços emitidas, os prazos para conclusão da Auditoria, incluindo planejamento, analise de documentos e relatório e um mapa de acompanhamento das Auditorias que estão sendo organizadas. Estas são informações valiosas que devem fazer parte de um sistema de informações de uma Auditoria para que haja um controle e maior facilidade de comunicação dentro do setor de Auditoria.

 

De acordo com Magalhães (2000, p. 19) os sistemas de informações gerenciais devem ser constituídos de uma equação sistêmica, onde temos: INPUT, que é a entrada de dados, o PROCESS, que é o processamento dos mesmos, e, finalizando, o OUTPUT, que é o resultado do processamento, ou seja, a saída de dados. A precisão, certeza e clareza dos dados é de essencial importância, vez que, com estas informações as Auditorias serão proferidas.

 

Em seus estudos, Magalhães (2000, p. 20) cita ainda que os sistemas devem ser divididos em classes genéricas e as mesmas estão divididas em elementos de controle, de transformação e de informação. Os elementos de controle estão ligados aos objetivos, gerando informações úteis; o planejamento, criando políticas de trabalho e aos padrões e princípios a serem obedecidos. Já os elementos de transformação, estão ligados ao processamento de dados e às decisões operativas, enquanto que os elementos de informação são justamente o feedback.

 

Uma Auditoria acompanhada de sistemas de informações ágeis e precisos pode facilitar ainda mais a agilidade dos serviços, enquanto que, os sistemas de informações utilizados por parte dos servidores públicos, estando integralizados com o setor de Auditoria, faz com que a precisão de dados seja maior ainda na análise contábil, financeira e nos assuntos pertinentes à Auditoria a ser realizada.

 

As novas tecnologias vivenciadas nos tempos atuais facilitam e dinamizam os serviços e, de acordo com Gil (2000, p. 137) deve existir uma integração entre recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros para que seja realizada uma Auditoria nos tempos atuais. No Estado da Bahia, o desenvolvimento de tecnologias no período de 2001 a 2005, foi crescente, como o aperfeiçoamento de sistemas contábeis, agilizando os mesmos e facilitando tanto os serviços desenvolvidos por parte dos servidores públicos como também para com as Auditorias realizadas.

 

Sistemas de informações gerenciais atualizados facilitam, agilizam e fazem com que as atividades desenvolvidas em um determinado setor consigam resultados positivos, o que faz com que o desempenho dentro de uma organização pública possa crescer e fazer com que os funcionários sintam-se motivados a se especializarem em determinada área buscando sempre aprender mais a respeito do que estão trabalhando.

 

De acordo com a Análise & Dados da Bahia (2004, p. 276), a Tecnologia da Informação utilizada no Estado da Bahia através de seus sistemas de informações gerencias visa o aumento da eficiência das atividades operacionais, tentando atender às necessidades setorias. Desta forma, constata-se que houve uma grande facilidade em transmitir informações gerenciais através da implantação destes sistemas.

 

2.6. A AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

 

Nos tempos atuais, de acordo com a Secretaria da Fazenda da Bahia (2005), as exigências por qualidade aumentaram muito, e com isto, a tolerância a erros tem sido cada vez menor. Além disso, a demanda por serviços públicos por parte da sociedade também cresceu elevadamente, devido até mesmo ao crescimento populacional vivenciado nos ultimo tempos. Com isto, o papel da Auditoria dentro do serviço público tem sido de fundamental importância.

 

A fiscalização da atividade pública é imprescindível, vez que, de acordo com Tribunal de Contas (1999, p. 23), nem sempre os funcionários públicos estão envolvidos com os valores éticos da instituição a qual eles ocupam e, baseados na ânsia por tirar vantagens pessoais, acabam cometendo delitos dentro da máquina estatal, através de desvios de verbas, má utilização do dinheiro público, ou até mesmo utilização do mesmo em benefício próprio.

 

O papel da fiscalização dentro da máquina pública, é de fundamental e essencial importância, de forma que a Auditoria Geral do Estado da Bahia, que atua dentro da esfera do poder executivo, e o Tribunal de Contas do Estado, que atua dentro da esfera do poder legislativo, têm desempenhado seu papel ao logo do período de 2001 a 2005 com fervorosa rigidez e minuciosa precisão na análise das contas públicas das unidades pertencentes à administração pública baiana.

 

Desta forma, observa-se a seguir, qual o papel da Auditoria Geral do Estado da Bahia e do Tribunal de Contas nesta fiscalização dentro da máquina estatal, e, posteriormente, constata-se como as Auditorias podem estimular os funcionários públicos a aumentarem seu desempenho dentro das atividades as quais estão encarregados, encaixando-se dentro dos valores éticos e morais da administração pública.

 

2.6.1 A AUDITORIA ESTADUAL E OS TRIBUNAIS DE CONTAS

 

A Auditoria Geral do Estado da Bahia, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), é um órgão de controle interno do Poder Executivo que fiscaliza irregularidades nas áreas administrativa e financeira dos órgãos do poder executivo na administração direta e na administração indireta inspecionando atividades técnicas e também administrativas apurando ilícitos e as responsabilidades contra o erário público. Já o Tribunal de Contas do Estado da Bahia, foi criado em 1891 com o intuito de fiscalizar e diminuir os conflitos entre os três poderes.

 

Estes dois órgãos, o primeiro criado pelo regimento interno da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia e o segundo criado pela Constituição Estadual de 1981, vêm desempenhado seu papel de forma árdua contra as irregularidades encontradas dentro da administração pública baiana. Através de seus relatórios de Auditorias realizadas, eles informam aos dirigentes dos órgãos as falhas e os ilícitos que estão sendo cometidos dentro do setor ou secretaria que foi auditada.

 

Crimes contra a administração pública podem ser punidos dentro da esfera administrativa, através de apuração por um processo administrativo disciplinar, ou ainda na esfera judicial, ou ainda, nos dois, portanto, estes dois órgãos trabalham arduamente no combate aos ilícitos e falhas que podem ocorrer dentro da máquina estatal. Muitas vezes, por não ter capacitação suficiente, um funcionário pode desempenhar uma atividade em desacordo com os princípios da administração pública, e para isto, o tribunal e a Auditoria fiscalizam estas falhas.

 

O processo de Auditoria desempenha por estes dois órgãos pode partir primordialmente de um cronograma anual de Auditorias, ou ainda, por uma denúncia espontânea. De acordo com a constituição federal do Brasil em seu art. 74, IV, §2º, “qualquer cidadão, partido político, associação ou sindicato é parte legítima para, na forma da lei, denunciar irregularidades ou ilegalidades. Após esta fase, estes órgãos, encaminham uma ordem de serviço para que as equipes de auditores, designadas e bem preparadas para atuarem na área especifica, entrem em campo.

 

A Auditoria parte de um planejamento, como já discutido no primeiro capítulo e, posteriormente avança com entrevistas e análise documental, contudo, é no relatório onde as irregularidades são apuradas e os auditores apontam sugestões de melhorias ou denúncias de crimes contra a administração pública. De posse dos relatórios, os dirigentes dos órgão estão com material suficiente para tomar decisões perante os problemas levantados.

 

Dentro da administração pública, o papel destes dois órgãos é imprescindível vez que, sem eles, seria muito difícil para um dirigente de uma das áreas públicas (saúde, educação, transportes, administração, governo, fazenda, infra-estrutura, saneamento, minas e energias e segurança pública) soubesse o que de fato acontece dentro das atividades setoriais do órgão que dirige, assim como, a fidelidade do uso dos recursos públicos, tanto financeiros, como recursos humanos e materiais.


2.6.2 BENEFÍCIOS TRAZIDOS POR UMA AUDITORIA NA OTIMIZAÇÃO DE DESEMPENHO

 

Aumentar desempenho dentro de uma organização, requer mudanças, ou no aspecto físico, ou motivacional, ou de rotinas de trabalhos, ou até mesmo na maneira de se executar os serviços. De acordo com Neto (1993) “todo processo de mudança obriga a esta fase de descongelamento do sistema atual de idéias para gerar mudanças de hábitos e atitudes de pessoas”(p. 01).Muitas vezes, os funcionários públicos sentem-se reprimidos em externalizar seus pontos de vista a respeito do que não gostam no seu trabalho, mas as queixas são inúmeras.

 

Uns alegam má conduta por parte de seus superiores, outros, baixos salários, outros que as rotinas estão ultrapassadas, outros que não dispõem de meios físicos capazes de desempenhar suas atividades da melhor forma, e outros ainda, que não gostam da forma pela qual fazem o serviço. O processo motivacional é, de acordo com Neto (1993, p. 5) algo interno e que deve ser emanado a partir de estímulos impulsionados pelo superior hierárquico.

 

De acordo com Kanaane (1999), “trabalhadores de diferentes categorias profissionais comummente manifestam distintos graus de insatisfação diante do trabalho que realizam”    (p. 57).  A ação gerencial neste processo para poder equalizar o ambiente de trabalho de forma a fazer com que todos possam interagir uns com os outros em busca de um objetivo em comum que é o alcance das metas desejadas, é de fundamental importância.

 

O gestor tem a finalidade não somente de obter resultados ou de cobrar os mesmos de sues funcionários, mas, também, incentivar e mostrar a melhor forma de obter os mesmos, passando experiências e técnicas para seus subordinados. O trabalho em equipe é preconizado nos tempos atuais e o modelo burocratizado e hierarquizado militar, dar espaço a um novo modelo, não de imposições, mas sim, de desafios e conquistas. De acordo com Neto (1993) “o senso de trabalho em equipe é um dom social entre vários segmentos das sociedades de negócios” (p. 04).

 

A busca pela qualidade de vida no meio de trabalho nos tempos atuais, faz com que o processo de imposição militar apregoado até o século XX, de espaço a um novo modelo de gestão, onde, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), os subordinados agora podem contribuir com suas próprias idéias e o gestor não faz mais o papel de chefe, mas sim, de líder de uma equipe; ele não mais manda, ele coordena trabalhos e sugere o despertar do senso crítico e de inovação dos membros da equipe, esclarecendo e conduzindo a perfeição dos trabalhos.

 

De acordo com Gehriger (1998) “autocracia é o poder de um só. A palavra vem do Grego Kratia e auto, ou em bom português, quem pode manda e quem tem juízo obedece” (p. 17). Esta frase era o paradigma vivenciado até a década de 90, e neste período, os subordinados tinham que baixar a cabeça para os mandos e desmando, sem ter opiniões próprias e tendo que ser subordinados como máquinas de um processo produtivo.

 

Nos tempos atuais, a gestão participativa fornece ao funcionário público a capacidade de apresentar suas idéias e existe, dentro do poder executivo baiano até mesmo uma premiação para a melhor idéia do mês, com isto, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), existe um estímulo ao funcionário para que ele estude com maior vigor o que estar fazendo em seu setor e sinta-se motivado a produzir com maior qualidade. O resultado disto é que o setor conta com pessoas mais capacitadas e que dominam o conhecimento das atividades do setor com maior precisão.

 

No bom andamento das atividades setoriais da administração pública, a necessidade de sinergia, tem sido suprida e as atividades tem aumentado a qualidade nos serviços de forma visível. De acordo com Gehringer (1998, p. 87) sinergia é uma coisa feita em conjunto, um trabalho feito em conjunto, inicialmente apregoada pelos protestantes e que hoje em dia pode ser descrito como a salvação da igreja.

 

A postura do gestor neste processo é de fundamental importância pois, a partir de um planejamento, ele pode alcançar o que ele realmente espera de sua equipe, mesmo que não alcance na íntegra, pois, de acordo com Pilares (1991), “nada que possa ser planejado em todos os detalhes e que funcione 100%, conforme previsto, pode ser obra humana” (p. 40) , contudo, se mais do que 50% do planejado for alcançado, já o  bastante para provocar algum tipo de modificação e se alcançar um resultado positivo.

 

Pilares (1991, p. 45) aponta ainda que o clima organizacional, que é importantíssimo para que um trabalho planejado e com uma sinergia necessária para se alcançar bons resultados de trabalhos em grupo, é nada mais nada menos que o comportamento humano no ambiente. Na gestão de grupo de pessoas, o gestor esta fadado a lhe dar com diversos tipos de personalidades e, o preparo para lhe dar com pessoas é fundamental, desta forma, ele se torna um líder e ganha facilidade no alcance de seus resultados.

 

No Estado da Bahia, a gestão eficiente de pessoas tem sido muito debatida ao longo dos últimos 5 anos, de forma que, busca-se otimizar rotinas de trabalhos, mudando-se lay outs, posturas administrativas, informatizando setores e passando-se a imagem de que o objetivo da entidade é o objetivo de todos. De acordo com Kanaane (1999, p. 57), os estudos sobre motivação têm apontado a importância dos aspectos ambientais, ergonômicos e de expectativas diante do trabalho e da qualidade de vida no ambiente profissional.

 

A qualidade de vida pode ser interpretada, de acordo com Kanaane (1999, p. 58) como uma forma de satisfação das necessidades dos indivíduos, afetando atitudes e comportamentos pessoais, a criatividade, a inovação, o aceitar de mudanças e a capacidade de adaptar-se às mesmas no ambiente de trabalho buscando cada vez mais motivação para o exercer de suas atividades.

 

Kanaane (1999, p. 62) aponta ainda que na busca pela qualidade de vida, os empregados apontam 7 pontos primordiais nas suas avaliações: compensação adequada (salários), segurança, autenticidade (auto controle das atividades que desempenha), relevância social (valorização de seus trabalhos), total espaço de vida do indivíduo  (tendo lazer e dedicação à família) e meta para auto-realização apostando em suas potencialidades.

 

A avaliação de desempenho, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (2005), tem sido posta em prática na administração pública estadual ao longo dos últimos 5 anos de forma que não só os gestores avaliam seus subordinados, e sim, os subordinados também avaliam o desempenho de seus gestores, de forma que, existe uma reciprocidade que faz com que haja um entendimento de que o objetivo é em comum e que ninguém espera tirar vantagem sobre ninguém.

 

De acordo com Pilares, (1991, p. 64) a avaliação de desempenho surgiu através das Forças Armadas dos Estados Unidos e foi logo aplicada na esfera organizacional. Ela passa a ser um elemento motivador desde que os resultados que se esperem ser obtidos, sejam alcançados, caso contrário, o efeito é inverso. A exemplo, o prêmio de desempenho fazendário da Secretaria da Fazenda estadual nunca girou a menos de 90% da arrecadação tributária desde sua criação, se  a meta fosse impossível, ninguém se empenharia em tentar se quer realiza-la.

 

O papel da Auditoria no desempenho organizacional estar aí, acompanhando os processos e identificando os erros ocorridos nos mesmos, contudo a ação do gestor é fundamental para motivar sua equipe, uma equipe motivada, busca alcançar metas e uma Auditoria bem preparada e que faça um bom acompanhamento, faz com que os erros sejam descobertos a tempo e as metas venham a ser alcançadas com a solução dos erros apontados.

 

Outro ponto forte da Auditoria no papel do desempenho dentro da maquina pública estatal, é que os auditores, por estarem sempre estudando sobre as rotinas de trabalho da máquina pública, podem aplicar os seus conhecimentos atualizados dentro dos processos a partir de consultas feitas por equipes que estejam almejando alcançar uma meta, o que ajuda a aumentar os resultados e se alcançar os objetivos desejados dentro de um setor da organização administrativa pública.

 

2.6.3 O PAPEL DO AUDITOR E A ÉTICA PROFISSIONAL

 

A necessidade da ética no desenvolvimento dos serviços dentro da administração pública é importantíssima, vez que, de acordo com Intosai (2005, p. 13), o auditor deve ter uma postura que faça com que as pessoas confiem totalmente no trabalho o qual ele desempenha sem deixar, se quer, a menor sombra de dúvidas da sua integridade moral.

 

De acordo com Camargo (1999) ética “é a ciência do que o homem deve ser em função daquilo que ele é” (p. 19). Dentro das suas atividades, o auditor deve estar consciente das atividades que está fazendo e agir dentro dos princípios éticos e morais da instituição a qual ele integra. Imagine-se que um auditor, que dar subsídio de informações para a boa conduta dos andamentos dos trabalhos de um setor é acusado de roubo? Qual a confiança que ela continuaria passando para o setor ao qual ele ajuda?

 

A noção de ética profissional é a aplicação da ética na área profissional. O auditor, no desenvolvimento de suas atividades, para resguardar sua moral e preservar sua integridade, deve ser acompanhado por um código de ética que, de acordo com Camargo (1999), “faz parte do sistema de valores que orienta o comportamento das pessoas, e das organizações” (p. 34). Agir de acordo com o código de ética, traz seriedade e reconhecimento dos trabalhos desenvolvidos dentro de uma Auditoria, fazendo com que a confiança nas informações seja transmitida aos órgãos auditados.

 

De acordo com Intosai (2005, p. 21), um código de ética nada mais é do que uma exposição de valores que guiam rotinas de trabalhos dos auditores. A independência e as responsabilidades do auditor no Estado da Bahia ocasionam exigências éticas das entidades fiscalizadoras superiores. A Intosai (2005, p. 23) aponta ainda que um dos fatores preponderantes do código de ética é a integridade.

 

Com base nas informações da Intosai (2005), a “integridade constitui valor Central do Código de Ética” (p. 23). Ela é medida em função do que é correto e do que é justo. Com base nisto, os auditores devem manter suas atividades com normas irretocáveis de conduta profissional. Com isto, observa-se que o trabalho de Auditoria tem uma seriedade muito maior do que a de outras atividades, pois o trabalho do auditor é como uma base para os próprios gestores.

 

Uma Auditoria proferida com bases e princípios éticos, transmite a devida confiança para os gestores que irão tomar as informações através dos relatórios gerenciais, e faz com que a devida credibilidade seja mantida nos trabalhos de Auditoria, o que faz com que os gestores públicos possam recorrer aos auditores nos casos de dúvidas ou suspeitas de atividades erradas dentro das unidades por eles dirigidas.

 

Importante se faz lembrar que a ética não deve estar presente apenas nas atividades de Auditorias. De acordo com Intosai (2005, p. 32), o código de ética deve estar presente em todas as atividades públicas, vez que, o serviço público visa alcançar a toda a população, atendendo a seus anseios e suprindo às suas necessidades, de forma que, se a população não sente a devida credibilidade nos seus governantes, que tipo de relação pode existir entre a população e o poder público.

 

Cabe então não só a Auditoria e aos tribunais de contas, mas também, a todo o corpo de gestores públicos, englobando também aos funcionários públicos, agirem sempre de maneira correta, dentro de seus princípios morais e não agindo de forma dolosa querendo tirar proveito próprio dentro da máquina estatal. Desta forma, a administração pública pode desenvolver seu papel na ação social mantendo a confiança da população e agindo até mesmo com a colaboração dos cidadãos.

 

3. DISCUSÃO

 

 

Como pano de fundo fincado as bases de um sistema globalizado, regido por uma política monetária representada pelo plano Real e referenciando a falta de desempenho por parte dos servidores públicos no desenvolver de suas atividades, a presente monografia trata da forma pela qual a Auditoria pode desenvolver seu papel na otimização de desempenho.

 

Pode-se então observar que, respondendo a pergunta elaborada na introdução deste trabalho, uma organização que não tem um controle das atividades e uma fiscalização do que foi feito, não consegue alcançar o máximo de desempenho no desenvolver  de suas atividades, vez que, os funcionários as vezes demonstram-se desmotivados pelas rotinas de trabalho que desenvolvem no setor ao qual ocupam.

 

O processo de inovação faz-se então necessário para que as rotinas de trabalho sejam desempenhadas de forma correta e o controle por parte dos gestores é essencial para que as tarefas sejam desempenhadas com eficácia. O papel da Auditoria é de fundamental importância, vez que, o auditores estão preparados para esclarecer dúvidas, encontrar falhas e, sugerir modificações a partir de seus relatórios de Auditoria para que os erros que estão sendo cometidos sejam sanados.

 

Na abordagem teórica, o ponto de vista de Attie (1987), Gil (2000) e Almeida (1996), é de fundamental importância para o entendimento de como deve ser feita uma Auditoria e qual a importância e correlação que a mesma pode estabelecer com o desempenho dos funcionários públicos dentro de suas atividades no serviço público fazendo com que os mesmos sintam-se mais ou menos motivados nas suas tarefas.

 

Constata-se na análise teórica de Attie (1987), Gil (2000) e Almeida (1996) que uma Auditoria parte de uma denúncia ou de um plano de Auditoria feito periodicamente para que se analisem as atividades que estão sendo desenvolvidas dentro de um determinado setor na administração pública. A partir daí, parte-se então para a segunda fase que é a do planejamento, onde os auditores estudam o setor que estão auditando, tomando conhecimento das contas e de todas as informações financeiras e contábeis do setor para que possam conhecer os recursos disponíveis e as rotinas de trabalho do setor, comparando as mesmas ao orçamento público e aos princípios do direito administrativo que norteiam a administração pública.

 

A partir de então, contando com esclarecimentos prestados pelo gestor da unidade auditada, a equipe de auditores parte para o trabalho de campo onde efetua-se a investigação documental e os auditores podem verificar todas as prestações de contas da unidade e constatar se houveram fraudes ou algum ilícito. Esta investigação pode ser in loco ou apenas na unidade administrativa, partindo-se para uma análise das demonstrações contábeis e financeiras.

 

Após a constatação das falhas cometidas e as entrevistas com os gestores para esclarecimentos de possíveis dúvidas, os auditores partem para a elaboração do relatório de Auditoria, onde incrementam o mesmo com as falhas cometidas dentro do setor auditado e estudos desenvolvidos a respeito da unidade, partindo-se desde os princípios legais da constituição e regimento interno até a análise das normas de direito administrativo. Após esta fase, os auditores sugerem mudanças que podem ser analisadas e até mesmo acatadas pelo dirigente do órgão para que possa tomar as devidas providências para sanar as irregularidades.

 

Contudo, apontar falhas e sugerir mudanças não é o necessário para que os erros sejam solucionados, é preciso um controle interno rígido com acompanhamento diário dos gestores motivando os funcionários e esclarecendo dúvidas e, com as experiências que os auditores absorveram no desenvolver de suas atividades e estudos, os mesmos podem até mesmo auxiliarem no desenvolver das atividades de terminado setor fazendo contatos com os funcionários.

 

Neste controle, vale-se observar que a execução das despesas deve estar de acordo com o que foi programado no orçamento público para que se possa seguir aos princípios de uma gestão fiscal responsável sem ultrapassar os gastos previamente estipulados e nem vincular recursos de um gasto a outro. O orçamento público é constituído num período prévio ao da eleição do governante de forma que ele cria as principais metas a serem alcançadas em seu Plano Plurianual de Metas.

 

Posteriormente ao Plano Plurianual de Metas, é constituída a Lei de Diretrizes Orçamentárias que é analisada pela Assembléia Legislativa que aprova então a Lei Orçamentária Anual, que deve ser cumprida a risca respeitando a Lei de Responsabilidade Fiscal e os princípios da administração pública. Aliado a isto, o governo do Estado conta com o incremento da tecnologia da informação para auxiliar seus trabalhos e dinamizar os mesmos.

 

Com o incremento das tecnologias de informação, os funcionários sentem-se motivados por saírem das rotinas de trabalhos desenvolvidas e passam a aprender atividades novas adaptando-se à nova realidade mundial, que é a globalização, e tendo mais eficiência e gosto pelo trabalho desenvolvido. Com isto, os resultados passam a serem mais rápidos e precisos beneficiando a quem utiliza dos serviços públicos.

 

A Auditoria, que tem como função analisar as atividades da administração pública, conta também com sistemas eficazes que trazem informações gerenciais em tempo rápido e preciso, informações estas voltadas para as áreas financeira, contábil, administrativa, de pessoal e até mesmo de controles das Auditorias a serem realizadas, com isto, a precisão nas atividades é maior e a agilidade também, facilitando com quem os auditores possam prestar um serviço mais eficaz nos setores auditados auxiliando os mesmos e apontando as falhas.

 

Dentro da administração pública baiana, contas-se com dois órgãos responsáveis por auditar a máquina estatal. Um deles é o Tribunal de Contas do Estado, que é um órgão vinculado ao Poder Legislativo e que age dentro de toda a máquina estatal identificando falhas e apontando as irregularidades cometidas dentro do Estado. O outro, que também tem a mesma função, é a Auditoria geral do Estado da Bahia, que atua na esfera do Poder Executivo auditando os órgãos do poder Executivo abrangendo a administração direta e indireta.

 

O papel destes dois órgãos sempre foi de fundamental importância pois os mesmos apontam trabalhos cometidos em duplicidades, erros e auxiliam até mesmo a gestores esclarecendo dúvidas com base nos estudos contínuos que são desenvolvidos realização das Auditorias. Com o auxílio da Auditoria, os setores podem prestar mais atenção nas atividades desenvolvidas e contar com o auxilio dos auditores e dos gestores para poder trabalhar com perfeição e rapidez.

 

Com isto, os funcionários motivam-se a estudar mais o que fazem tomando cursos destinados às áreas que atuam e às tecnologias que estão utilizando para desenvolverem os serviços que lhe foram atribuídos. Nos tempos atuais, observa-se que o desenvolver das atividades não é mais fincado às bases da autocracia, e sim, da administração linear, onde trabalha-se em equipe e todos são parte de um processo com um objetivo comum, e os  funcionários então passam a contar com a colaboração da Auditoria, dos gestores e até mesmo dos ministradores de cursos para o desenvolvimento eficaz de suas atividades.

 

Para a execução de suas atividades, tanto os funcionários públicos quanto os gestores e os auditores devem ter um código de ética, que nada mais é do que um norteador para que os mesmos hajam dentro dos princípios morais e não cometam ilícitos ou hajam e favor próprio. A ética dentro do serviço público é de fundamental importância e se um funcionário público agem em desacordo com um princípio ético, ele pode ferir um outro princípio que e o do direito administrativo.

 

Um funcionário público que não tem uma postura ética, está fadado a responder a um processo administrativo disciplinar ou até mesmo um processo judicial, portanto, agir para  com a sociedade e para com o público, requer uma responsabilidade muito grande e os valores éticos e morais devem estar impregnados dentro da cada atividade desenvolvida na ação pública, por isto, o auditor deve ser  um modelo de ações corretas dentro da administração pública, pois é ele quem aponta os erros cometidos pelos outros.

 

Desta forma, pode-se observar que a ação da Auditoria associada a um controle interno rígido, e acompanhada de tecnologias que facilitem a transmissão de informações, faz  com que os funcionários sintam-se motivados e satisfeitos nas atividades que desenvolvem alcançando assim, uma otimização de desempenho nas suas atividades, o que trás bons resultados para a máquina estatal no desenvolver de suas ações públicas.

 

 

 

4. CONCLUSÃO

 

Conclui-se então que cabe à conscientização de cada funcionário público buscar sempre inovar para que a motivação possa ser despertada dentro dos mesmos e eles possam desempenhar cada dia mais suas atividades de maneira correta e dentro dos valores éticos e morais que norteiam as atividades desenvolvidas dentro do Estado da Bahia.

 

Com relação à questão de que uma organização que não tenha controle das atividades e uma fiscalização do que foi feito conseguir ou não o máximo de desempenho possível, como levantado no problema do presente trabalho, conclui-se que o controle das atividades assim como a fiscalização do que é e do que já foi feito é de fundamental importância, de forma que, uma entidade que não tenha estes controles não consegue obter o máximo de desempenho nas suas atividades.

 

Com relação ao objetivo geral, levantado no capítulo primeiro deste trabalho, conclui-se que o papel da auditoria na otimização de desempenho dentro de uma organização administrativa pública é de fundamental importância pois ela age não somente como um ente corretivo, identificando erros e apontando os mesmos, mas também, sugerindo mudanças de rotinas de trabalho e, ainda, servindo de unidade de acompanhamento no desenvolver das atividades que  não ocorram erros nos processos finais aumentando o desempenho dos funcionários no desenvolver de suas atividades.

 

Ainda no que diz respeito aos objetivos específicos, a forma ideal de procedimento de uma auditoria para que ela possa surtir efeitos dentro do órgão auditado através de seus relatórios de Auditoria, aumentando o desempenho dentro de uma entidade, é aquela pela qual o auditor desempenhe o papel não somente de apontar erros, e sim, trabalhar como um auxiliador das atividades para que, com seu aprofundado conhecimento, possa elucidar dúvidas e sugerir modificações nos serviços evitando que os erros aconteçam.

 

_______________

1André Barreto Lima é Advogado, Especialista em Direito Civil para Universidade Anhanguera, Mestre em Direito Público pela Universidade Federal da Bahia, Economista pela Universidade Católica do Salvador com formação em Contabilidade e Pós Graduação em Gestão Contábil pela Universidade Federal da Bahia. Possui Diversos cursos nas áreas Pública e Privada. Ministrou aulas de Direito Civil atuando como Consultor Empresarial nas áreas de Projetos, Auditoria, Tributária e Civil. É também escritor de diversos artigos publicados nas áreas Jurídica e Empresarial.

 

 

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