Se houver procurador para representar determinado condômino, este deve apresentar o instrumento de mandato (procuração) que deve ser anexado em ata para controle do síndico. As procurações com poderes limitados devem ser arquivadas, enquanto que as procurações com poderes amplos deverão ser devolvidas ao final da assembleia.
Como medida de cautela e para conferir maior publicidade ao ato, é interessante que a ata e a procuração sejam arquivadas no registro público.